DSBbrain2000v4.5 - Service-Update veröffentlicht

von UH 5. Juli 2013 10:00

Ab sofort können Sie über den geschützten Kundenbereich das neueste Service-Update für DSBbrain2000®v4.5 herunterladen. Neben Fehlerbehebungen war es uns außerdem möglich, Kundenanregungen direkt umzusetzen.

Modul Tätigkeitsbericht

 

Bei der Generierung des Tätigkeitsberichtes werden nun auch automatisierte Verarbeitungen berücksichtigt, die im Berichtszeitraum verändert oder ergänzt wurden.image

Wurden automatisierte Verarbeitungen über die 'Datensatz duplizieren'-Funktion kopiert, so konnten diese bisher nicht als neue Datensätze innerhalb des Tätigkeitsberichtes angezeigt werden. Dieses Verhalten wurde angepasst. Entsprechend erhält jeder Datensatz beim Duplizieren neue Bearbeitungsinformationen (erster Bearbeiter, erste Änderung, letzter Bearbeiter, letzte Änderung).

Mehrfachausdruck von Datensätzen

 

Eine Standardfunktion besteht darin, eine Mehrfachauswahl von Datensätzen über die Suchliste eines Modules als Textdokument zu speichern. Bisher war dafür ein Dateiname anzugeben. Entsprechend der Anzahl der auszudruckenden Dokumente wurde der Dateiname durch einen Zähler erweitert.

Ein Kundenwunsch bestand darin, die Namensgebung der Datei anhand des Datensatztitels durchzuführen. Dieser Wunsch wurde innerhalb des Service-Updates umgesetzt.

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Das Mehrfachdruckverhalten kann nutzerspezifisch angepasst werden. Die notwendigen Einstellungen sind über den Dialog "Programmeinstellungen" vorzunehmen. Standardmäßig ist für alle Nutzer der neue Modus aktiv. Für das Abspeichern mehrerer Dokumente ist nun nur die Angabe des Zielordners notwendig.

Teilen von Registerdatensätzen mit Gruppenmitgliedern

 

Die Funktion, Register-Datensätze mit verschiedenen Unternehmen einer Firmengruppe oder eines Konzerns zu teilen, ist schon seit längerem Bestandteil von DSBbrain2000®. Die bisherige Funktionalität erfordert es, den entsprechenden Datensatz einzeln aufzurufen, um diesen dann über die Werkzeugleiste mit den entsprechenden Mandanten zu verknüpfen.

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Um die Zuweisungsaufgabe für mehrere Datensätze zu beschleunigen, bietet DSBbrain2000 nun eine Funktion im Kontextmenü der Suchliste. Hier können mehrere Registerdatensätze ausgewählt und in einem Durchgang mit den gewünschten Gruppenmitgliedern verknüpft werden. Diese Funktionalität steht in den Modulen 'automatisierte Verarbeitungen' und 'nicht automatisierte Dateien' zur Verfügung.

Eine vollständige Auflistung aller Änderungen seit Veröffentlichung der Software finden Sie unter http://www.dsbbrain2000.de/Kunde/Download/Programmhistorie.aspx?v=4.5. Versionsinformationen können Sie erst nach vorheriger Anmeldung einsehen.

Die Installationsdatei enthält sämtliche Programmbestandteile. Sollten Sie eine alte Version von DSBbrain2000®v4.5 installiert haben, wird diese im Vorfeld automatisch deinstalliert. Das Service-Update betrifft das Anwendungsprogramm. Eine Aktualisierung des Datenbankschemas muss nicht erfolgen.

DSBbrain2000v4.5: Verwendung von Windows-Nutzern

von KV 7. Januar 2013 09:35

DSBbrain2000® bietet ein eigenes Berechtigungssystem, um sicherzustellen, dass nur authentifizierte Benutzer Zugriff auf die für sie autorisierten Funktionen und Module erhalten. Bisher mussten sich die Benutzer dafür mit Nutzernamen und Passwort am Programm anmelden. Mit der Version 4.5 kann nun alternativ dazu das aktuelle Windows-Konto für die Anmeldung verwendet werden. Im Folgenden wird beschrieben, wie man in DSBbrain2000® Windows-Benutzerkonten für die Anmeldung registriert.

Anmeldung als Administrator

Die Freischaltung von Windows-Nutzern kann nur durch den DSBbrain2000-Administrator erfolgen.

  1. Melden Sie sich als erstes mit der allgemeinen Administratorkennung bei DSBbrain2000® an.

    Nutzername: Administrator
    Passwort: admin

    (Das hier genannte Passwort ist das Passwort nach Neueinrichtung einer Datenbank. Sie sollten das Passwort nach erstmaliger Anmeldung des Administrators geändert haben! ('Funktionen' -> 'Nutzereigenschaften ändern')

Anlegen der Windows-Benutzerrolle

Im Folgenden wird davon ausgegangen, dass im Berechtigungssystem von Windows (oder AD) eine Gruppe angelegt wurde, deren Nutzer nun Berechtigungen zum Ausführen von DSBbrain2000® bekommen sollen.

  1. Öffnen Sie das Modul 'Berechtigungskonzept'.
  2. Öffnen Sie über die Schaltfläche 'neue Rolle anlegen' in der Werkzeugleiste den Dialog zum Erstellen einer neuen Benutzerrolle in DSBbrain2000® .
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  3. Im Dialog geben Sie den Namen einer existierenden Windows-Gruppe an und markieren das Feld 'Diese Rolle ist eine Windows-Gruppe'.

    Sie können prüfen, ob die angegebene Rolle im Windows Berechtigungssystem existiert. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche mit dem Häkchen am rechten Rand der Textzeile. Des Weiteren können Sie die globalen Gruppenberechtigungen festlegen. image

  4. Bestätigen Sie den Dialog mit 'ok'. DSBbrain2000® registriert nun die Windows-Benutzerrolle im eigenen Berechtigungssystem.
  5. Für diese neue Rolle können Sie nun Modul- und Mandantenberechtigungen erteilen.image
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  6. Die Registrierung ist damit abgeschlossen. Die Windows-Nutzer der angelegten Rolle können sich nun an DSBbrain2000® anmelden und erhalten automatisch die entsprechenden Berechtigungen. Sollten ein Benutzer Mitglied in mehreren registrierten Windows-Rollen sein, so erhält er die Summe aller Rollenberechtigungen.

Test der Anmeldung

  1. Melden Sie sich als Windows-Nutzer auf dem Zielsystem an und starten Sie DSBbrain2000®.
  2. Aktivieren Sie im Anmeldedialog die Auswahl 'mit Windows-Konto anmelden' und prüfen Sie, ob Sie sich erfolgreich anmelden können.

Ankündigung DSBbrain2000v4.5

von UH 3. Dezember 2012 10:50

Wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen, dass wir die Entwicklungsarbeiten an DSBbrain2000v4.5 erfolgreich abgeschlossen haben. Die kommende Programmversion wurde in großem Maße durch Kundenvorschläge inspiriert, für die wir natürlich immer sehr dankbar sind. Dieser Beitrag soll Ihnen Neuerungen und Anpassungen näher vorstellen.

Anmeldung mit Windows-Konten

Mit der neuen Version unserer Datenschutzsoftware haben Sie die Möglichkeit, sich direkt mit Ihrem Windows-Konto am Programm anzumelden. Das Berechtigungskonzept wurde erweitert, um die Nutzung von Windows-Gruppen zu unterstützen.

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Zur Nutzung der Windows-Anmeldung innerhalb von DSBbrain2000 ist es notwendig, dass der Programmadministrator die gewünschten Windows-Gruppen im Berechtigungskonzept definiert. Diese werden fortan als Windows-Rollen im Berechtigungskonzept aufgelistet. Entsprechend können Berechtigungen auf Modul- und Mandantenebene gesetzt werden.

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Die Anmeldung am Programm gestaltet sich für Windows-Nutzer denkbar einfach. Im Anmeldedialog ist einzig die Auswahl 'mit Windows-Konto anmelden' auszuwählen und der Dialog mit 'ok' zu bestätigen. Die Eingabe des Windows-Passwortes ist nicht notwendig.

Nach Anmeldung über das Windows-Konto überprüft DSBbrain2000 die Gruppenzugehörigkeit des aktuellen Nutzers und weist diesem auf Basis des Berechtigungskonzeptes seine Berechtigungen zu. Befindet sich ein Windows-Nutzer in mehreren registrierten Rollen, so werden die Berechtigungen entsprechend kumuliert.

Neues Modul: Informationspflicht gemäß § 42a BDSG

Gemäß § 42a BDSG besteht eine Informationspflicht gegenüber Betroffenen und der Aufsichtsbehörde für den Fall, dass Daten unrechtmäßig übermittelt wurden oder Dritten zur Kenntnis gelangt sind. Um die notwendige Dokumentation dieser Fälle zu ermöglichen, erhielt DSBbrain2000 ein entsprechendes Modul.

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Das Modul ermöglicht die Dokumentation von Einzelfällen und erfasst alle notwendigen Information, angefangen bei der Kategorisierung betroffener personenbezogener Daten bis hin zur Meldung an die Aufsichtsbehörde und die Benachrichtigung der Betroffenen. Selbstverständlich finden sich die Inhalte im Modul 'Tätigkeitsbericht' integriert.

Erweiterung des Moduls 'Register-Explorer' um die Ansicht 'Registerüberblick'

Das Modul 'Register-Explorer' dient der Visualisierung der Unternehmensstruktur und ermöglicht eine Zuordnung von verarbeitenden Geräten sowie automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien. Die Einzelelemente werden grafisch dargestellt und lassen sich einzeln auswählen. Der Überblick, welche Verarbeitungen im Unternehmen aktiv sind, lässt sich aus der bisherigen Ansicht nur schlecht ableiten.

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Um dieses Problem zu beheben, wurde das Modul um eine zusätzliche Ansicht 'Registerüberblick' erweitert. Diese Ansicht stellt auf einen Blick alle automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien dar, welche im Register-Explorer mit den Struktureinheiten des Unternehmens verknüpft wurden. Je nach Auswahl der Struktureinheit wird die Auflistung aktualisiert. Entsprechend werden alle die Registereinträge angezeigt, die mit der gewählten Struktureinheit sowie deren Untereinheiten aktiv verknüpft sind. Die Listenansicht ist selbstverständlich druckbar und kann in andere Formate exportiert werden.

Erweiterungen des Moduls 'Dienstleisterregister'

Im Modul 'Dienstleisterregister' konnten wir einige kleinere Verbesserungen realisieren. So besteht nunmehr die Möglichkeit, dass die Suchliste nach Mandanten gefiltert werden kann. Entsprechend erhalten Sie so einen Überblick, welche Mandanten aktiv mit einem Dienstleister über ein Vertragsverhältnis verknüpft wurden. Zur besseren Übersicht werden die Einträge auch gruppiert in der Suchliste angezeigt.

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Der Vertragsdatensatz wurde außerdem um eine Information erweitert, die kennzeichnet, ob ein Vertrag tatsächlich noch aktiv ist. Um inaktive Verträge besser zu visualisieren, werden diese in den Anzeige- und Suchlisten durchgestrichen dargestellt.

Verknüpfung von Hyperlinks mit Datensätzen

Der bekannte Bereich zum Verknüpfen von Datensätzen unterhalb vieler Module erhielt eine funktionale Erweiterung, die es ermöglicht, auch Hyperlinks und URLs zu verknüpfen.

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Über die Auswahl 'Internetverknüpfungen' lassen sich so beliebig viele Internetadressen mit einem einzelnen Datensatz verbinden und natürlich direkt aufrufen. Diese Erweiterung ordnet sich dem Ziel unter, bestimmte Information an zentraler Stelle zu bündeln.

Weitere Neuerungen und Anpassungen

Im Modul 'Aufgabenverwaltung' werden ab sofort erledigte Aufgaben durchgestrichen dargestellt, um einen besseren Überblick innerhalb der Listendarstellung zu gewährleisten.

Das Modul 'automatisierte Verarbeitungen' wurde um zwei Dokumentvorlagen auf Datensatzebene erweitert. Unter anderem findet sich nun eine Vorlage für das Meldeformular des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht gemäß § 38 Abs. 2 BDSG. Hierdurch existiert nun eine Grundfunktionalität, die in dieser Form auch auf andere Meldeformulare übertragbar ist. Dokumentvorlagen im Sinne von DSBbrain2000 lassen sich natürlich wie gewohnt anpassen.

Die aktuelle Version von DSBbrain2000 liefert außerdem eine Aktualisierung der Rechtsvorschriftendatenbank. Hier wurden im ersten Schritt die integrierten Bundesgesetze angepasst, erweitert und aktualisiert. Mit dieser Aktualisierung enthält die Inhaltsdatenbank nun mehr als 21.000 Einzelnormen.

Änderung der Systemvoraussetzung

Bereits seit dem Jahr 2006 nutzt DSBbrain2000 das .Net-Framework 2.0 als Systemgrundlage. Um auch in Zukunft neue Funktionen möglichst effektiv in die Software integrieren zu können, setzen wir mit der neuen Version nun auf das .Net-Framework 4.0. Die Änderung der Systemgrundlage hat zur Folge, dass das verwendete Betriebssystem mindestens Windows XP SP3 sein muss.

Durch die Windows-Kompatibilität, die wir bereits mit DSBbrain2000v3 erreicht haben, ist übrigens sichergestellt, dass die Software auch unter Windows 8 (ausgenommen Windows RT) problemlos funktioniert.

Aktuell werden die letzten Tests von DSBbrain2000v4.5 durchgeführt. Danach wird die Software für die Veröffentlichung vorbereitet. Wir rechnen mit einer Veröffentlichung noch in diesem Monat. Über die endgültige Bereitstellung von DSBbrain2000v4.5 werden wir Sie per E-Mail und auf dieser Seite informieren.

DSBbrain2000v4: Wiederverwendung von Registerdatensätzen

von KV 25. November 2011 11:13

Mit DSBbrain2000®v3 wurde eine neue Möglichkeit der Mandantenorganisation eingeführt. Bestand in vorherigen Programmversionen nur die Option, Einzelfirmen zu verwalten, so ergab sich nun die Möglichkeit, verschiedene Firmen zu einer Firmengruppe oder einem Konzern zusammenzufassen. Nützlich ist eine solche Zusammenfassung immer dann, wenn Nutzerdatensätze über Mandantengrenzen hinweg verknüpft werden sollen (z.B. gemeinsame Schulung von Mitarbeitern unterschiedlicher Unternehmen).

In Konzern- oder Firmenstrukturen ist es außerdem häufig gegeben, dass automatisierte Verarbeitungen in gleicher Art und Weise ablaufen. Um dies in DSBbrain2000® abzubilden, bestand bisher die Notwendigkeit, eine identische Verarbeitung unter jedem Mandanten zu führen. Kopier- und Verschiebemechanismen erlaubten eine Wiederverwendung mit geringem Aufwand. Aus Sicht der Datenbanken führte dieses Vorgehen jedoch zu redundanten Einträgen. Auch eine nachträgliche Anpassung der Datensätze gestaltete sich mühsam.

Mit DSBbrain2000®v4 besteht nun erstmals die Möglichkeit, Datensätze der Register 'automatisierte Verarbeitungen' und 'nicht automatisierte Dateien' für Mitglieder einer Konzern- und Firmengruppe bereit zu stellen. Zur besseren Veranschaulichung der Funktionalität soll folgendes Beispiel dienen.

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Ausgangspunkt ist eine Konzernstruktur bestehend aus einer Konzernholding und zwei Tochterunternehmen. Der Konzernholding sind eine Reihe automatisierter Verarbeitungen zugeordnet, die inhaltlich ebenso in den Tochterunternehmen ablaufen.

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Um einzelne Verarbeitungen den Tochterunternehmen zuzuweisen, müssen diese zunächst in der Bearbeitungsansicht geöffnet werden. Für den geöffneten Datensatz steht nun eine neue Modulaktion bereit.

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Die Modulaktion 'mit Firmengruppenmitgliedern verknüpfen' öffnet ein Dialogfeld, in dem alle Gruppenmitglieder angezeigt werden, mit denen eine Verknüpfung möglich ist. Datensätze lassen sich jedoch nur dann verknüpfen, wenn alle Gruppenmitglieder derselben Datenschutzgesetzgebung unterliegen. Nur diese Elemente werden auch zur Auswahl angeboten.

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Nach Markierung der gewünschten Mitglieder und Bestätigung des Dialogfeldes mit 'ok' werden die Anpassungen übernommen und die ausgewählte Verarbeitung steht fortan in der Suchliste des Gruppenmitglieds zur Verfügung.

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Suchlistenelemente, die von einem anderen Gruppenmitglied bereit gestellt werden, erscheinen hellblau unterlegt. Sie können wie gewohnt in der Bearbeitungsansicht angezeigt werden. Hier erscheinen sie jedoch im Lesemodus.

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Auf den Lesemodus weist ein gelber Informationsbalken in der Bearbeitungsansicht hin. Durch Doppelklick auf die Informationsleiste, können Sie den Originaldatensatz öffnen und entsprechend bearbeiten. Auch die Funktion 'Datensatz duplizieren' kann verwendet werden, um ein Duplikat des Datensatzes beim aktuellen Mandanten zu erzeugen. Der Ausdruck eines Datensatzes im Lesemodus ist natürlich möglich. Hier werden dann auch die Stammdaten des aktuell ausgewählten Gruppenmitglieds berücksichtigt.

Zusammenfassung

Mit der Bereitstellung einer Funktion zur Wiederverwendung von Registerdatensätzen erweitert DSBbrain2000®v4 die Konzernfunktionalität um eine sinnvolle Option. Gerade bei der Arbeit mit Gruppenstrukturen kann so der Erfassungsaufwand für inhaltlich gleiche Einträge reduziert werden. Nicht zuletzt lässt sich das Konzept aber auch für andere Szenarien der täglichen Datenschutzpraxis verwenden. So ist es über diesen Mechanismus einfach möglich, bestimmten Benutzerkreisen (z.B. Betriebsrat) Leseberechtigungen auf ausgewählte Registerdatensätze zu ermöglichen und dabei die Benutzerberechtigungen trotzdem restriktiv zu erteilen. Auf die genaue Vorgehensweise wird in einem gesonderten Blogbeitrag eingegangen.

DSBbrain2000v4: Datensatzverknüpfungen

von UH 23. November 2011 09:47

Bereits in den ersten Programmversionen von DSBbrain2000® bestand die Möglichkeit, verschiedene Datensätze im Programm miteinander zu verknüpfen. Diese Option beschränkte sich in den ersten beiden Programmversionen auf Verknüpfungen zwischen Datensätze des Nutzerregisters, automatisierten Verarbeitungen, nicht automatisierten Dateien und Schulungen.

Mit der Veröffentlichung von DSBbrain2000®v3 wurden diese Möglichkeiten enorm erweitert. Über den sogenannten Datensatzverknüpfungsbereich war es nun möglich, Datensätze unterschiedlicher Module miteinander zu verbinden. Wird beispielweise im Problemregister ein Problemdatensatz erfasst, so ist mit wenigen Mausklicken eine Verbindung zu einer automatisierten Verarbeitung hergestellt.

Bisher waren die Verknüpfungen nur zwischen Datensätzen möglich, die tatsächlich schon in der Datenbank vorhanden waren. Bei Verknüpfungen mit neuen Datensätzen war es demnach immer notwendig, verschiedene Module zu bedienen.

Diesem Umstand begegnet nun DSBbrain2000®v4. Der Anwender hat nun die Möglichkeit, im Rahmen der Verknüpfung von Datensätzen auch neue Einträge zu erzeugen. Beispielhaft soll zunächst das Modul 'Schulungen' betrachtet werden.

Im Modul wird eine neue Schulung zur Dokumentation des DSB angelegt. Um Nutzer zuzuordnen ist es in der Regel notwendig, die Nutzer im Modul 'Nutzerregister' zu erfassen und sie mit der jeweiligen Schulung zu verknüpfen. Alternativ kann auch das Modul 'Gruppenzuordnung' Verwendung finden. Ist sich der Benutzer sicher, dass Schulungsteilnehmer noch nicht im Programm erfasst sind, so kann er die entsprechenden Nutzer nun direkt im Schulungsmodul hinzufügen.

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Nach Betätigung der Schaltfläche 'neuen Teilnehmer zuordnen' erlaubt ein angepasster Dialog die Angabe der wichtigsten Daten zum Nutzerdatensatz.

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Durch Bestätigung des Dialoges wird der Nutzer im Hintergrund dem Datenbestand des Nutzerregister hinzugefügt und daraufhin automatisch mit der aktiven Schulung verknüpft.

Das hier demonstrierte beispielhafte Vorgehen ist selbstverständlich auch von anderen Modulen aus möglich. So bietet auch das Modul 'Gruppenzuordnung' Optionen, um bestehende Benutzer mit neuen Schulungen, automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien zu verknüpfen.
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Ebenso verhält es sich mit dem Modul 'Register-Explorer'. Neben der bereits bekannten Vorgehensweise beim Erstellen des Organigramms, ist es nun einfacher, das Register automatisierter Verarbeitungen allein vom Modul 'Register-Explorer' aus aufzubauen.

Zu guter Letzt wurden die erweiterte Funktionalität auch in den Datensatzverknüpfungsbereich integriert.

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Das eingehend angesprochene Szenario ist nun noch einfacher realisierbar. Sollte bei der Betrachtung eines Problemdatensatzes im 'Problemregister' ersichtlich werden, dass eine automatisierte Verarbeitung zu erfassen ist, so geschieht dies einfach im Kontext des aktuellen Problems über den Datensatzverknüpfungsbereich.

DSBbrain2000: Zentrale Startseite

von KV 21. November 2011 16:27

In der vierten Version wurde DSBbrain2000® um eine zentrale Startseite erweitert. Die Startseite soll es dem Benutzer ermöglichen, schnell in die Arbeit mit der Software einzusteigen. Aktuell enthält sie vier unterschiedliche Bereiche, welche im Folgenden näher vorgestellt werden. Selbstverständlich wurde bei der Entwicklung Wert auf die Erweiterbarkeit der Funktionalität gelegt. Entsprechend ist es uns zukünftig einfach möglich, andere Informationen auf der Startseite zu integrieren.

Bereich: Neuigkeiten

In diesem Bereich werden die vier neuesten Überschriften von der Blogseite (http://blog.dsbbrain2000.de) angezeigt. Ein einfacher Mausklick auf eine Überschrift öffnet direkt ein Browserfenster, um den verknüpften Eintrag anzuzeigen.

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Die Darstellung der Informationen erfordert eine Internetverbindung.

Bereich: Programmeinstieg

Dieser Abschnitt ist rein informativer Natur und beantwortet häufig gestellte Fragen rund um das Produkt DSBbrain2000® . Die Informationen liegen direkt auf dem Nutzer-PC und müssen nicht über das Internet abgerufen werden. Aufgrund einer offenen HTML-Struktur ist es zukünftig einfach möglich, neue Inhalte für den Informationsbereich verfügbar zu machen.

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Neben häufigen Hintergrundfragen zu DSBbrain2000® finden sich aktuell auch einige technische Anleitungen integriert. Zu diesen zählt beispielsweise auch eine Minianleitung zur Verknüpfungen von E-Mail-Nachrichten mit Datenbankeinträgen.

Bereich: Schnellauswahl

Um in DSBbrain2000® ein neues Modul zu starten, steht in der zentralen Anwendungssymbolleiste der Menüpunkt 'Module' zur Verfügung. Die Module finden sich hier übersichtlich angeordnet und entsprechend ihrer Funktionalität gruppiert. Um das Starten häufig verwendeter Module zu beschleunigen, wurde der Bereich 'Schnellauswahl' eingeführt.
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Der Bereich lässt sich frei durch den Nutzer anpassen. So besteht die Möglichkeit, häufig verwendete Module festzulegen und umzuordnen. Ein Modulstart ist so mit nur einem Mausklick möglich.

Parallel enthält der Bereich 'Schnellauswahl' eine Anzeige für zuletzt geöffnete Module. Die Informationen werden für jeden DSBbrain2000®-Benutzer gespeichert.

Bereich: Meine Aufgaben

Dieser Abschnitt der Startseite liefert Informationen aus dem Modul 'Planungsbericht'. Dabei werden aktive Tagesaufgaben in Abhängigkeit vom angemeldeten Benutzer angezeigt. Der Anwender erhält so einen schnellen Überblick über anstehende Aufgaben, Überprüfungen und Wiedervorlagetermine.

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Innerhalb der Programmeinstellungen von DSBbrain2000® kann diese Ansicht noch weiter angepasst werden. So ist es unter anderem möglich einzuschränken, welche Module Informationen für den Startseitenbereich liefern sollen. Ebenso ist es denkbar, die Anzeige in Abhängigkeit des gewählten Mandanten einzuschränken.

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Auch die generelle Verwendung der Startseite kann durch den Endanwender festgelegt werden. Möchten Sie auf die Anzeige verzichten, so können Sie dies mit wenigen Mausklicken festlegen.

Zusammenfassung

Mit der neuen Programmstartseite von DSBbrain2000® wurde ein zentraler Einstiegspunkt in die Software bereitgestellt. Der Benutzer erhält wichtige Informationen auf einen Blick. Darüberhinaus bekommt er die Möglichkeit, schneller zwischen Modulen und Datensätzen zu navigieren. Durch die offene Architektur sind spätere Erweiterungen ( z.B. Indikatoren zur Einschätzung des Niveaus der Datenschutzorganisation) sehr einfach einzubinden.

Neues Modul: Planungsbericht

von UH 9. November 2011 13:00

Mit dem neuen Modul 'Planungsbericht' wird DSBbrain2000® um ein Werkzeug erweitert, welches zur Anzeige und Übersicht anstehender Aufgaben und Termine verwendet werden kann. Es stellt damit eine gute Ergänzung zum bereits vorhandenen Modul 'Tätigkeitsbericht' dar, welches erledigte Aufgaben zurückliegend betrachtet.

Wie funktioniert der 'Planungsbericht'?

Beim Modul 'Planungsbericht' handelt es sich um ein reines Berichtswerkzeug. Bevor dem Nutzer Ergebnisse angezeigt werden, ist es zunächst notwendig, die Berichtseinstellungen anzupassen. Vor allem die Angabe des Berichtszeitraumes ist ein entscheidendes Filterkriterium.

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Innerhalb des angegebenen Zeitraumes werden alle Elemente abgerufen, deren Bearbeitung nicht abgeschlossen wurde. Dabei bedient sich das Modul 'Planungsbericht' der bereits vorhandenen DSBbrain2000®-Module. So werden beispielsweise alle Module mit Wiedervorlagefunktion ('Problemregister', 'Anfragen Betroffener', 'Erteilung von Auskünften') abgefragt. Zurückgeliefert werden alle Datensätze mit aktiver Wiedervorlage im Berichtszeitraum. Auch Datensätze aus den Modulen 'automatisierte Verarbeitungen' und 'nicht automatisierte Dateien', deren Überprüfung im gewählten Zeitraum ansteht, erscheinen in einer einheitlichen Ergebnisliste.

Selbstverständlich finden sich auch die Aufgaben des neuen Moduls 'Aufgabenverwaltung' in der Ergebnisliste integriert. Über die Berichtseinstellung kann die Abfrage der Elemente feingliedrig abgestimmt werden. So lassen sich ungewünschte Module komplett ausblenden. Auch die Einschränkung nach Mandanten ist ohne weiteres möglich. Generell zeigt die Ergebnisliste immer auch alle überfälligen Aufgaben an. Der Nutzer kann dies jedoch durch Angabe eines Suchparameters verhindern.

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Ergebnisse werden, wie in DSBbrain2000® bekannt, in einer Suchliste dargestellt. Diese kann der Anwender entsprechend sortieren und gruppieren. Zusätzlich zum bekannten Listenexport gibt es eine erweiterte Excel-Exportfunktion. Diese Funktion ist dabei in der Lage, die vorgenommenen Gruppen- und Sortierungseinstellungen in das Excel-Dokument zu übernehmen. Eine weitere Datenaufbereitung bzw. Datenanalyse wird so sehr einfach möglich.

Selbstverständlich sind die Einträge der Ergebnisliste mit den dahinterliegenden Datensätzen verknüpft. Ein Doppelklick reicht aus, um den Zieldatensatz im jeweiligen Modul zu öffnen.

Zusammenfassung

Mit dem neuen Modul 'Planungsbericht' ist es sehr einfach möglich, zukünftige Aufgaben zu visualisieren und zu planen. Der Endanwender hat nur ein einzelnes Werkzeug, um den Fortschritt von Aufgaben, Wiedervorlagen oder anstehenden Überprüfungen über alle relevanten DSBbrain2000®–Module hinweg zu überwachen. Die Abschätzung anstehender Aufgaben wird so viel einfacher möglich. Parallel zum 'Tätigkeitsbericht' kann der Nutzer nun auch eine Aufwandsschätzung für das kommende Jahr bei der Geschäftsleitung abliefern.

Neues Modul: Aufgabenverwaltung

von KV 7. November 2011 09:22

Die Aufgabenverwaltung hilft dem Datenschutzbeauftragten, seine tägliche Arbeit zu dokumentieren, zu delegieren und nachzuverfolgen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Funktionsweise der Aufgabenverwaltung in DSBbrain2000®v4.

Was wird dokumentiert?

Erfasst wird immer eine Hauptaufgabe, der hierarchisch angeordnet weitere Teilaufgaben hinzugefügt werden können. So entsteht eine Aufgabensammlung, welche alle Teilaufgaben zur Lösung einer datenschutzrechtlichen Problemstellung beinhaltet. Das folgende Bild zeigt eine mögliche Aufgabensammlung am Beispiel der Einführung einer Videoüberwachung.

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Dabei kann jede Aufgabe durch folgende Merkmale charakterisiert werden.

  • Betreff: freies Textfeld zur Kurzinformation über die Aufgabenstellung
  • Start- und Enddatum: zur Festlegung der Bearbeitungszeit
  • Mandant: Auswahl eines Mandanten, bei dem diese Aufgabe abgearbeitet wird
  • Status: Information, ob die Aufgabe begonnen, bearbeitet oder abgeschlossen wurde
  • Priorität: legt die Wichtigkeit der Aufgabe im Kontext der Aufgabensammlung fest
  • Aufwand: fünf Auswahlmöglichkeiten legen den geschätzten Grad der Bemühungen/Aufwendungen fest
  • Soll-/Ist-Kosten: Angaben für die Budgetierung, Kostenplanung
  • Eigentümer: immer die Person, die die Aufgabe angelegt hat
  • zugewiesen an: Person, die die Aufgabe erledigen soll
  • Beschreibung: ausführliche Informationen zur Aufgabenstellung
  • Lösung: ausführliche Beschreibung der Aufgabenlösung

Wie wird delegiert?

Der Datenschutzbeauftragte arbeitet immer im Team. Entweder er delegiert Aufgaben an die entsprechenden Verantwortlichen in den Fachabteilungen oder ihm stehen, wie in größeren Unternehmen üblich, Datenschutzkoordinatoren zur Seite. Letztere werden meist im Berechtigungskonzept von DSBbrain2000®v4 hinterlegt und arbeiten dem Datenschutzbeauftragten so direkt zu. Im Gegensatz dazu sind die Verantwortlichen der Fachabteilungen als Mitarbeiter im Nutzerregister erfasst.

Um nun die datenschutzrechtlichen Aufgaben in der Aufgabenverwaltung zu delegieren, kann der Datenschutzbeauftragte auf beide Personengruppen zurückgreifen und einzelnen Personen dieser Gruppen Aufgaben zuweisen.

Zusätzlich ist er immer noch in der Lage, externe Mitarbeiter, die keiner genannten Personengruppe zuzuordnen sind, als neue Personen in der Aufgabenverwaltung anzulegen.

Somit gehören immer zwei Personen zu einer Aufgabe. Eine Person, die die Aufgabe erstellt hat und damit Eigentümer der Aufgabe ist, und eine Person, der diese Aufgabe vom Eigentümer zugewiesen wurde.

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Nur diese beiden Personen können die Aufgabe bearbeiten und weitere Teilaufgaben hinzufügen. Personen, denen eine andere Teilaufgabe in der Aufgabensammlung zugewiesen wurde, verfügen nur über eine Leseberechtigung für diese Aufgabe. Vorausgesetzt für die Bearbeitung in der Aufgabenverwaltung ist natürlich, dass die Personen als Nutzer im Berechtigungskonzept von DSBbrain2000®v4 hinterlegt sind.

Zusätzlich werden allen Programmnutzern, denen Aufgaben zugewiesen wurden, ihre aktiven Aufgaben auf der Startseite von DSBbrain2000®v4 angezeigt. So erhalten also beispielsweise alle Datenschutzkoordinatoren täglich eine Übersicht über ihre zu erledigenden Tätigkeiten.

Wie wird nachverfolgt?

Die Suche in der Aufgabenverwaltung bietet zu einem die aus anderen Modulen bekannten parametrisierbaren Sucheinstellungen und zum anderen eine Schnellsuche an. Über letztere erhält der angemeldete Nutzer sofort einen Überblick über Aufgaben, die ihm zugewiesen wurden, oder über Aufgaben, die er selbst angelegt hat.

Jede Aufgabensammlung kann zudem direkt mit Einträgen aus den Modulen der automatisierten Verarbeitungen, nicht automatisierten Dateien, Erteilung von Auskünften, Anfragen Betroffener, dem Problemregister sowie dem Modul der Schulungen verknüpft werden. So könnte also beispielsweise an den für die Videoüberwachung notwendigen Eintrag im Register der automatisierten Verarbeitungen sofort die dazugehörige Aufgabensammlung gekoppelt werden. Damit ergibt sich ein schneller Überblick über die Verantwortlichkeiten der einzelnen Zuarbeiten.

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Tipp: Es empfiehlt sich, die Erfassung der einzelnen Teilaufgaben immer im Vorfeld des jeweiligen Datenschutzprojektes durchzuführen. Auf dieser Basis gewinnt der Datenschutzbeauftragte mit dem Modul des Planungsberichts bereits vorab einen Gesamtüberblick über Aufwand und Kosten.

Neues Modul: Dienstleisterregister

von KV 26. Mai 2010 19:19

Eine wesentliche Neuerung von DSBbrain2000®v3 ist das Modul 'Dienstleisterregister'. Es befindet sich im Hauptmenü 'Module' und öffnet sich in der gewohnten Bearbeitungs- und Suchansicht. Das neue Modul bietet dem Datenschutzbeauftragten die Möglichkeit, alle Dienstleister mandantenunabhängig mit ihren Adressdaten und Ansprechpartnern sowie deren Verträgen zu verwalten.

Dabei verhält sich das Modul bei der Pflege der Adressdaten und Ansprechpartner analog des Modules 'Adressen'. In der Registerkarte 'Verträge' können nun zusätzlich über einen Dialog neue Verträge angelegt oder bestehende bearbeitet werden.

DReg1

Da ein Vertrag immer zwischen einem Mandanten und einem Dienstleister geschlossen wird, ist es hier notwendig, den involvierten Mandanten auszuwählen. Die Vertragsprüfung durch den Datenschutzbeauftragten wird in der Prüfliste nach § 11 BDSG dokumentiert. Ergänzungen und Verstöße sowie die Dokumentation der Kontrollen nach § 11 Abs. 2 Sätze 4, 5 BDSG können ebenfalls zum Vertrag hinzugefügt werden. Bei einem gespeicherten Vertrag unterstützt der Dialog darüber hinaus die Verknüpfung mit Dateien (z.B. Datei mit dem Originalvertrag als PDF).

Dienstleister treten als Auftragsdatenverarbeiter in den Registern der automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien auf. Dort können sie in den entsprechenden Formularabschnitten (Empfänger der Daten, Datenträgerentsorgung) ausgewählt werden. Über die '+'-Schaltfläche werden mehrere Dienstleister mit Verträgen einer Auftragsdatenverarbeitung hinzugefügt. Für den aktuell ausgewählten ist es möglich, über die Schaltfläche mit dem grünen Pfeil direkt ins Dienstleisterregister zu springen.

DReg2

Damit die Auftragsdatenverarbeitung auch im Dienstleisterregister ersichtlich ist, werden zu jedem Dienstleister in der Registerkarte 'Modulverknüpfungen' alle automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien mit dem dazugehörigen Vertrag aufgelistet. Von hier aus kann über das Bearbeitungsmenü schnell zum entsprechenden Registerdatensatz gesprungen bzw. der Vertrag kontrolliert werden.

DReg3

Die Modul-Werkzeugleiste des Dienstleisterregisters besitzt mit der Schaltfläche 'Importieren' die Funktion, Dienstleisterdaten samt Ansprechpartner aus einer externen Datenquelle (Excel-Mappe) zu importieren. Somit können bereits dokumentierte Geschäftsbeziehungen schnell über den zentralen Importmechanismus von DSBbrain2000®v3 in der Datenbank gespeichert werden.

Neues Modul: Tätigkeitsbericht

von UH 19. Mai 2010 18:34

Mit DSBbrain2000®v3 gibt es nun auch ein Modul zur automatischen Erstellung von Tätigkeitsberichten. Bei einem Tätigkeitsbericht handelt es sich um einen Bericht des Datenschutzbeauftragten gegenüber der Unternehmensleitung. Er dient nicht nur der Information sondern auch der Dokumentation, dem Nachweis der Aktivitäten des Datenschutzbeauftragten, der Nachvollziehbarkeit der Datenschutzentwicklung in der verantwortlichen Stelle und schließlich der Bestätigung gegenüber der Aufsichtsbehörde.

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Das neue Modul 'Tätigkeitsbericht' kann im Modulmenü unter 'Berichte' geöffnet werden. Das Modul gliedert sich wie gewohnt in eine Bearbeitungs- und eine Suchansicht. Ein neuer Tätigkeitsbericht wird über die Modulwerkzeugleiste 'neuen Datensatz anlegen' erstellt. Dabei füllt sich die Gliederung in der Bearbeitungsansicht und stellt in einer Baumstruktur alle Abschnitte des Berichts dar. Hier können Abschnitte deaktiviert und damit von der Berichtserstellung ausgeschlossen werden. Auch eine Umsortierung der Abschnitte ist über die Pfeile oberhalb der Baumansicht möglich. Unterhalb der Gliederung können Metadaten, wie Titel, eine kurze Inhaltsangabe und der Berichtszeitraum festgelegt werden. Über die Funktion 'Datensatz speichern' der Modulwerkzeugleiste werden die Gliederung und die Berichtsmetadaten gespeichert.

GFReport2

Der eigentliche Tätigkeitsbericht wird über die Schaltfläche 'Bericht generieren' für den aktiven Mandanten automatisch generiert. Dabei fragt DSBbrain2000®v3 für jeden Abschnitt die Informationen aus den dazugehörigen Modulen für den angegeben Berichtszeitraum ab und fasst sie in einem Dokument zusammen. Dieses Dokument wird anschließend in den Hauptbereich der Bearbeitungsansicht geladen. Dieser Bereich bietet mit der eigenen Werkzeugleiste u.a. die Möglichkeit, das Dokument zu drucken und in verschiedenen Dateiformaten (u.a. PDF, RTF) zu speichern.

GFReport3

Damit kann der Datenschutzbeauftragte den Bericht über die Textverarbeitung oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm an seine individuellen Bedürfnisse anpassen und ergänzen.

Wichtig: Der Tätigkeitsbericht kann mehrfach über die Schaltfläche 'Bericht generieren' für den aktuellen Mandanten erstellt werden. Die Abfrage der benötigten Modulinformationen im angegebenen Berichtszeitraum erfolgt jedes Mal neu. Das heißt, werden in einem Modul noch Daten für den Berichtszeitraum nachgepflegt und der Bericht danach erneut generiert, werden auch die neuen Daten im Dokument berücksichtigt.

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DSBbrain2000® ist  die Software für den Datenschutzbeauftragten. Sie hilft ihm, die tägliche Tätigkeit zu organisieren, notwendige Informationen zu gewinnen und zeitnah die geforderten Nachweise, Register und Dokumentationen zu führen.

DSBbrain2000® ist das Plus an Zeit, Information und Dokumentation für den Datenschutzbeauftragten.