Aktualisierung vom 11.07.2014

von KV 21. Juli 2014 11:56

Im Kundenbereich können Sie ab sofort ein neues Update für DSBbrain2000®v4.5 herunterladen. Die Installationsdatei für das Update deinstalliert die Vorgängerversion automatisch und aktualisiert nur die Anwendung. Die Datenbank bleibt bei dieser Aktualisierung unverändert. 

Auf einige neue Möglichkeiten möchten wir in diesem Blogbeitrag hinweisen. Eine vollständige Auflistung aller Änderungen finden Sie wie gewohnt in unserer Programmhistorie (http://www.dsbbrain2000.de/Kunde/Download/Programmhistorie.aspx?v=4.5).

Quellenaktualisierung

Das Update beinhaltet angepasste und neue Mustertexte. Damit Sie diese im Modul "Mustertexte" nutzen können, müssen Sie die Inhaltstabellen von DSBbrain2000 aktualisieren. Dazu finden Sie ab dieser Version im Menü Hilfe den Punkt "Inhaltstabellen aktualisieren".

Beim Aufruf erscheint ein Dialog, der zuerst nach neuen Inhalten prüft und anschließend eine Aktualisierung ermöglicht.

Hinweis: Von Ihnen erstellte und geänderte Mustertexte bleiben selbstverständlich erhalten.

Aufgabenverwaltung

Im Modul der Aufgabenverwaltung können Sie jetzt eine komplette Aufgabensammlung ausdrucken. Dazu steht Ihnen nun auch hier das Drucksymbol in der Werkzeugleiste mit den gewohnten Funktionen zu Verfügung. Zusätzlich gibt es jetzt die Möglichkeit eine Aufgabensammlung zu kopieren und diese beim Kopiervorgang, schnell einem anderen Mandanten zu zuordnen.

Register-Explorer

Bisher konnte man eine Struktur mit Hardware- und Registerzuordnungen zu einem anderen Mandanten verschieben. Jetzt können Sie ausgewählte Strukturelemente auch zu einem anderen Mandanten kopieren.

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Neuigkeiten

DSBbrain2000v4.5: Verwendung von Windows-Nutzern

von KV 7. Januar 2013 09:35

DSBbrain2000® bietet ein eigenes Berechtigungssystem, um sicherzustellen, dass nur authentifizierte Benutzer Zugriff auf die für sie autorisierten Funktionen und Module erhalten. Bisher mussten sich die Benutzer dafür mit Nutzernamen und Passwort am Programm anmelden. Mit der Version 4.5 kann nun alternativ dazu das aktuelle Windows-Konto für die Anmeldung verwendet werden. Im Folgenden wird beschrieben, wie man in DSBbrain2000® Windows-Benutzerkonten für die Anmeldung registriert.

Anmeldung als Administrator

Die Freischaltung von Windows-Nutzern kann nur durch den DSBbrain2000-Administrator erfolgen.

  1. Melden Sie sich als erstes mit der allgemeinen Administratorkennung bei DSBbrain2000® an.

    Nutzername: Administrator
    Passwort: admin

    (Das hier genannte Passwort ist das Passwort nach Neueinrichtung einer Datenbank. Sie sollten das Passwort nach erstmaliger Anmeldung des Administrators geändert haben! ('Funktionen' -> 'Nutzereigenschaften ändern')

Anlegen der Windows-Benutzerrolle

Im Folgenden wird davon ausgegangen, dass im Berechtigungssystem von Windows (oder AD) eine Gruppe angelegt wurde, deren Nutzer nun Berechtigungen zum Ausführen von DSBbrain2000® bekommen sollen.

  1. Öffnen Sie das Modul 'Berechtigungskonzept'.
  2. Öffnen Sie über die Schaltfläche 'neue Rolle anlegen' in der Werkzeugleiste den Dialog zum Erstellen einer neuen Benutzerrolle in DSBbrain2000® .
    image
  3. Im Dialog geben Sie den Namen einer existierenden Windows-Gruppe an und markieren das Feld 'Diese Rolle ist eine Windows-Gruppe'.

    Sie können prüfen, ob die angegebene Rolle im Windows Berechtigungssystem existiert. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche mit dem Häkchen am rechten Rand der Textzeile. Des Weiteren können Sie die globalen Gruppenberechtigungen festlegen. image

  4. Bestätigen Sie den Dialog mit 'ok'. DSBbrain2000® registriert nun die Windows-Benutzerrolle im eigenen Berechtigungssystem.
  5. Für diese neue Rolle können Sie nun Modul- und Mandantenberechtigungen erteilen.image
    image
  6. Die Registrierung ist damit abgeschlossen. Die Windows-Nutzer der angelegten Rolle können sich nun an DSBbrain2000® anmelden und erhalten automatisch die entsprechenden Berechtigungen. Sollten ein Benutzer Mitglied in mehreren registrierten Windows-Rollen sein, so erhält er die Summe aller Rollenberechtigungen.

Test der Anmeldung

  1. Melden Sie sich als Windows-Nutzer auf dem Zielsystem an und starten Sie DSBbrain2000®.
  2. Aktivieren Sie im Anmeldedialog die Auswahl 'mit Windows-Konto anmelden' und prüfen Sie, ob Sie sich erfolgreich anmelden können.

DSBbrain2000v4: Wiederverwendung von Registerdatensätzen

von KV 25. November 2011 11:13

Mit DSBbrain2000®v3 wurde eine neue Möglichkeit der Mandantenorganisation eingeführt. Bestand in vorherigen Programmversionen nur die Option, Einzelfirmen zu verwalten, so ergab sich nun die Möglichkeit, verschiedene Firmen zu einer Firmengruppe oder einem Konzern zusammenzufassen. Nützlich ist eine solche Zusammenfassung immer dann, wenn Nutzerdatensätze über Mandantengrenzen hinweg verknüpft werden sollen (z.B. gemeinsame Schulung von Mitarbeitern unterschiedlicher Unternehmen).

In Konzern- oder Firmenstrukturen ist es außerdem häufig gegeben, dass automatisierte Verarbeitungen in gleicher Art und Weise ablaufen. Um dies in DSBbrain2000® abzubilden, bestand bisher die Notwendigkeit, eine identische Verarbeitung unter jedem Mandanten zu führen. Kopier- und Verschiebemechanismen erlaubten eine Wiederverwendung mit geringem Aufwand. Aus Sicht der Datenbanken führte dieses Vorgehen jedoch zu redundanten Einträgen. Auch eine nachträgliche Anpassung der Datensätze gestaltete sich mühsam.

Mit DSBbrain2000®v4 besteht nun erstmals die Möglichkeit, Datensätze der Register 'automatisierte Verarbeitungen' und 'nicht automatisierte Dateien' für Mitglieder einer Konzern- und Firmengruppe bereit zu stellen. Zur besseren Veranschaulichung der Funktionalität soll folgendes Beispiel dienen.

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Ausgangspunkt ist eine Konzernstruktur bestehend aus einer Konzernholding und zwei Tochterunternehmen. Der Konzernholding sind eine Reihe automatisierter Verarbeitungen zugeordnet, die inhaltlich ebenso in den Tochterunternehmen ablaufen.

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Um einzelne Verarbeitungen den Tochterunternehmen zuzuweisen, müssen diese zunächst in der Bearbeitungsansicht geöffnet werden. Für den geöffneten Datensatz steht nun eine neue Modulaktion bereit.

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Die Modulaktion 'mit Firmengruppenmitgliedern verknüpfen' öffnet ein Dialogfeld, in dem alle Gruppenmitglieder angezeigt werden, mit denen eine Verknüpfung möglich ist. Datensätze lassen sich jedoch nur dann verknüpfen, wenn alle Gruppenmitglieder derselben Datenschutzgesetzgebung unterliegen. Nur diese Elemente werden auch zur Auswahl angeboten.

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Nach Markierung der gewünschten Mitglieder und Bestätigung des Dialogfeldes mit 'ok' werden die Anpassungen übernommen und die ausgewählte Verarbeitung steht fortan in der Suchliste des Gruppenmitglieds zur Verfügung.

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Suchlistenelemente, die von einem anderen Gruppenmitglied bereit gestellt werden, erscheinen hellblau unterlegt. Sie können wie gewohnt in der Bearbeitungsansicht angezeigt werden. Hier erscheinen sie jedoch im Lesemodus.

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Auf den Lesemodus weist ein gelber Informationsbalken in der Bearbeitungsansicht hin. Durch Doppelklick auf die Informationsleiste, können Sie den Originaldatensatz öffnen und entsprechend bearbeiten. Auch die Funktion 'Datensatz duplizieren' kann verwendet werden, um ein Duplikat des Datensatzes beim aktuellen Mandanten zu erzeugen. Der Ausdruck eines Datensatzes im Lesemodus ist natürlich möglich. Hier werden dann auch die Stammdaten des aktuell ausgewählten Gruppenmitglieds berücksichtigt.

Zusammenfassung

Mit der Bereitstellung einer Funktion zur Wiederverwendung von Registerdatensätzen erweitert DSBbrain2000®v4 die Konzernfunktionalität um eine sinnvolle Option. Gerade bei der Arbeit mit Gruppenstrukturen kann so der Erfassungsaufwand für inhaltlich gleiche Einträge reduziert werden. Nicht zuletzt lässt sich das Konzept aber auch für andere Szenarien der täglichen Datenschutzpraxis verwenden. So ist es über diesen Mechanismus einfach möglich, bestimmten Benutzerkreisen (z.B. Betriebsrat) Leseberechtigungen auf ausgewählte Registerdatensätze zu ermöglichen und dabei die Benutzerberechtigungen trotzdem restriktiv zu erteilen. Auf die genaue Vorgehensweise wird in einem gesonderten Blogbeitrag eingegangen.

DSBbrain2000: Zentrale Startseite

von KV 21. November 2011 16:27

In der vierten Version wurde DSBbrain2000® um eine zentrale Startseite erweitert. Die Startseite soll es dem Benutzer ermöglichen, schnell in die Arbeit mit der Software einzusteigen. Aktuell enthält sie vier unterschiedliche Bereiche, welche im Folgenden näher vorgestellt werden. Selbstverständlich wurde bei der Entwicklung Wert auf die Erweiterbarkeit der Funktionalität gelegt. Entsprechend ist es uns zukünftig einfach möglich, andere Informationen auf der Startseite zu integrieren.

Bereich: Neuigkeiten

In diesem Bereich werden die vier neuesten Überschriften von der Blogseite (http://blog.dsbbrain2000.de) angezeigt. Ein einfacher Mausklick auf eine Überschrift öffnet direkt ein Browserfenster, um den verknüpften Eintrag anzuzeigen.

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Die Darstellung der Informationen erfordert eine Internetverbindung.

Bereich: Programmeinstieg

Dieser Abschnitt ist rein informativer Natur und beantwortet häufig gestellte Fragen rund um das Produkt DSBbrain2000® . Die Informationen liegen direkt auf dem Nutzer-PC und müssen nicht über das Internet abgerufen werden. Aufgrund einer offenen HTML-Struktur ist es zukünftig einfach möglich, neue Inhalte für den Informationsbereich verfügbar zu machen.

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Neben häufigen Hintergrundfragen zu DSBbrain2000® finden sich aktuell auch einige technische Anleitungen integriert. Zu diesen zählt beispielsweise auch eine Minianleitung zur Verknüpfungen von E-Mail-Nachrichten mit Datenbankeinträgen.

Bereich: Schnellauswahl

Um in DSBbrain2000® ein neues Modul zu starten, steht in der zentralen Anwendungssymbolleiste der Menüpunkt 'Module' zur Verfügung. Die Module finden sich hier übersichtlich angeordnet und entsprechend ihrer Funktionalität gruppiert. Um das Starten häufig verwendeter Module zu beschleunigen, wurde der Bereich 'Schnellauswahl' eingeführt.
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Der Bereich lässt sich frei durch den Nutzer anpassen. So besteht die Möglichkeit, häufig verwendete Module festzulegen und umzuordnen. Ein Modulstart ist so mit nur einem Mausklick möglich.

Parallel enthält der Bereich 'Schnellauswahl' eine Anzeige für zuletzt geöffnete Module. Die Informationen werden für jeden DSBbrain2000®-Benutzer gespeichert.

Bereich: Meine Aufgaben

Dieser Abschnitt der Startseite liefert Informationen aus dem Modul 'Planungsbericht'. Dabei werden aktive Tagesaufgaben in Abhängigkeit vom angemeldeten Benutzer angezeigt. Der Anwender erhält so einen schnellen Überblick über anstehende Aufgaben, Überprüfungen und Wiedervorlagetermine.

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Innerhalb der Programmeinstellungen von DSBbrain2000® kann diese Ansicht noch weiter angepasst werden. So ist es unter anderem möglich einzuschränken, welche Module Informationen für den Startseitenbereich liefern sollen. Ebenso ist es denkbar, die Anzeige in Abhängigkeit des gewählten Mandanten einzuschränken.

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Auch die generelle Verwendung der Startseite kann durch den Endanwender festgelegt werden. Möchten Sie auf die Anzeige verzichten, so können Sie dies mit wenigen Mausklicken festlegen.

Zusammenfassung

Mit der neuen Programmstartseite von DSBbrain2000® wurde ein zentraler Einstiegspunkt in die Software bereitgestellt. Der Benutzer erhält wichtige Informationen auf einen Blick. Darüberhinaus bekommt er die Möglichkeit, schneller zwischen Modulen und Datensätzen zu navigieren. Durch die offene Architektur sind spätere Erweiterungen ( z.B. Indikatoren zur Einschätzung des Niveaus der Datenschutzorganisation) sehr einfach einzubinden.

Neues Modul: Aufgabenverwaltung

von KV 7. November 2011 09:22

Die Aufgabenverwaltung hilft dem Datenschutzbeauftragten, seine tägliche Arbeit zu dokumentieren, zu delegieren und nachzuverfolgen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Funktionsweise der Aufgabenverwaltung in DSBbrain2000®v4.

Was wird dokumentiert?

Erfasst wird immer eine Hauptaufgabe, der hierarchisch angeordnet weitere Teilaufgaben hinzugefügt werden können. So entsteht eine Aufgabensammlung, welche alle Teilaufgaben zur Lösung einer datenschutzrechtlichen Problemstellung beinhaltet. Das folgende Bild zeigt eine mögliche Aufgabensammlung am Beispiel der Einführung einer Videoüberwachung.

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Dabei kann jede Aufgabe durch folgende Merkmale charakterisiert werden.

  • Betreff: freies Textfeld zur Kurzinformation über die Aufgabenstellung
  • Start- und Enddatum: zur Festlegung der Bearbeitungszeit
  • Mandant: Auswahl eines Mandanten, bei dem diese Aufgabe abgearbeitet wird
  • Status: Information, ob die Aufgabe begonnen, bearbeitet oder abgeschlossen wurde
  • Priorität: legt die Wichtigkeit der Aufgabe im Kontext der Aufgabensammlung fest
  • Aufwand: fünf Auswahlmöglichkeiten legen den geschätzten Grad der Bemühungen/Aufwendungen fest
  • Soll-/Ist-Kosten: Angaben für die Budgetierung, Kostenplanung
  • Eigentümer: immer die Person, die die Aufgabe angelegt hat
  • zugewiesen an: Person, die die Aufgabe erledigen soll
  • Beschreibung: ausführliche Informationen zur Aufgabenstellung
  • Lösung: ausführliche Beschreibung der Aufgabenlösung

Wie wird delegiert?

Der Datenschutzbeauftragte arbeitet immer im Team. Entweder er delegiert Aufgaben an die entsprechenden Verantwortlichen in den Fachabteilungen oder ihm stehen, wie in größeren Unternehmen üblich, Datenschutzkoordinatoren zur Seite. Letztere werden meist im Berechtigungskonzept von DSBbrain2000®v4 hinterlegt und arbeiten dem Datenschutzbeauftragten so direkt zu. Im Gegensatz dazu sind die Verantwortlichen der Fachabteilungen als Mitarbeiter im Nutzerregister erfasst.

Um nun die datenschutzrechtlichen Aufgaben in der Aufgabenverwaltung zu delegieren, kann der Datenschutzbeauftragte auf beide Personengruppen zurückgreifen und einzelnen Personen dieser Gruppen Aufgaben zuweisen.

Zusätzlich ist er immer noch in der Lage, externe Mitarbeiter, die keiner genannten Personengruppe zuzuordnen sind, als neue Personen in der Aufgabenverwaltung anzulegen.

Somit gehören immer zwei Personen zu einer Aufgabe. Eine Person, die die Aufgabe erstellt hat und damit Eigentümer der Aufgabe ist, und eine Person, der diese Aufgabe vom Eigentümer zugewiesen wurde.

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Nur diese beiden Personen können die Aufgabe bearbeiten und weitere Teilaufgaben hinzufügen. Personen, denen eine andere Teilaufgabe in der Aufgabensammlung zugewiesen wurde, verfügen nur über eine Leseberechtigung für diese Aufgabe. Vorausgesetzt für die Bearbeitung in der Aufgabenverwaltung ist natürlich, dass die Personen als Nutzer im Berechtigungskonzept von DSBbrain2000®v4 hinterlegt sind.

Zusätzlich werden allen Programmnutzern, denen Aufgaben zugewiesen wurden, ihre aktiven Aufgaben auf der Startseite von DSBbrain2000®v4 angezeigt. So erhalten also beispielsweise alle Datenschutzkoordinatoren täglich eine Übersicht über ihre zu erledigenden Tätigkeiten.

Wie wird nachverfolgt?

Die Suche in der Aufgabenverwaltung bietet zu einem die aus anderen Modulen bekannten parametrisierbaren Sucheinstellungen und zum anderen eine Schnellsuche an. Über letztere erhält der angemeldete Nutzer sofort einen Überblick über Aufgaben, die ihm zugewiesen wurden, oder über Aufgaben, die er selbst angelegt hat.

Jede Aufgabensammlung kann zudem direkt mit Einträgen aus den Modulen der automatisierten Verarbeitungen, nicht automatisierten Dateien, Erteilung von Auskünften, Anfragen Betroffener, dem Problemregister sowie dem Modul der Schulungen verknüpft werden. So könnte also beispielsweise an den für die Videoüberwachung notwendigen Eintrag im Register der automatisierten Verarbeitungen sofort die dazugehörige Aufgabensammlung gekoppelt werden. Damit ergibt sich ein schneller Überblick über die Verantwortlichkeiten der einzelnen Zuarbeiten.

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Tipp: Es empfiehlt sich, die Erfassung der einzelnen Teilaufgaben immer im Vorfeld des jeweiligen Datenschutzprojektes durchzuführen. Auf dieser Basis gewinnt der Datenschutzbeauftragte mit dem Modul des Planungsberichts bereits vorab einen Gesamtüberblick über Aufwand und Kosten.

DSBbrain2000v3 - Update zur Fehlerbehebung vom 22.09.2010

von KV 22. September 2010 10:52

Ab sofort können Sie über den geschützten Kundenbereich ein neues Update für DSBbrain2000®v3 herunterladen. Dieses Update beseitigt einen Fehler beim Laden von Schlagwörtern sowie Fehler in den Modulen Gruppenzuordnung und Textverarbeitung.

Eine vollständige Auflistung aller Änderungen seit Veröffentlichung der Software finden Sie unter http://www.dsbbrain2000.de/Kunde/Download/Programmhistorie.aspx?v=3.0 . Die Installationsdatei enthält sämtliche Programmbestandteile. Sollten Sie eine alte Version von DSBbrain2000®v3 installiert haben, wird diese im Vorfeld automatisch deinstalliert. Das Service-Update betrifft das Anwendungsprogramm. Eine Aktualisierung des Datenbankschemas muss nicht erfolgen.

Neues bei der Bearbeitung von Dokumentvorlagen

von KV 7. Juli 2010 17:48

In verschiedenen Modulen besteht die Möglichkeit, Datensätze und Suchlisten zu drucken sowie spezielle Anschreiben, wie z.B. die Auskunft an Betroffene, zu generieren. Für diese Funktionen bedient sich DSBbrain2000®v3 sogenannter Dokumentvorlagen, die in der integrierten Textverarbeitung erzeugt und angepasst werden können. Die Nutzung der Vorlagen kann mandantenabhängig erfolgen.

Um eine neue Dokumentvorlage in der Textverarbeitung zu erzeugen, gibt es im Hauptmenü 'Datei' die Auswahl 'neue Dokumentvorlage'. Dem Nutzer wird der folgende Dialog eingeblendet.

Dokvorlage1

Im linken Auswahlbereich erscheint eine Auflistung aller verfügbaren Kategorien für Dokumentvorlagen.  So steht z.B. die Kategorie 'Datensatzausdruck' für Vorlagen, die beim Druck von Datensätzen in den Modulen (z.B. automatisierte Verarbeitungen) Verwendung finden. Im rechten Bereich des Dialogs kann ausgewählt werden, auf welcher Grundlage die Druckvorlage erzeugt werden soll. Neben dem Erstellen einer leeren Dokumentvorlage ist es auch möglich, eine Vorlage aus einer bestehenden Dokumentvorlage oder aus einer vorhandenen Datei (beispielsweise Word-Datei mit formatierter Kopf- und Fußzeile) zu erzeugen.

Dokvorlage2Bei der Bearbeitung einer Dokumentvorlage unterstützt ein spezieller Bereich im rechten Teil des Moduls 'Textverarbeitung'. Hier sollte unbedingt der Name der Vorlage angepasst werden, um diese später eindeutig zuordnen zu können. Unter 'verfügbare Eigenschaften' sind alle Platzhalter aufgelistet, die innerhalb der Vorlage verwendet werden können. Das Ausfüllen der Platzhalter durch konkrete Werte erfolgt innerhalb der Druckaufbereitung. Von besonderer Bedeutung für den Datensatz- und Suchlistenausdruck ist im übrigen die Eigenschaft 'Druckausgabe'. Sie dient als Platzhalter für den kompletten Inhalt des jeweiligen Datensatzes, also z.B. alle Daten einer automatisierten Verarbeitung. Die Entsprechung des Inhalts für die Druckausgabe wird durch DSBbrain2000®v3 automatisch generiert sowie formatiert und kann nicht ohne weiteres beeinflusst werden.

Alle verfügbaren Dokumenteigenschaften sind mit der Maus per Drag & Drop oder Doppelklick an die vorgesehene Stelle zu platzieren.

Nachdem die Vorlage abgespeichert wurde, kann sie nun verschiedenen Mandanten zugeordnet werden. Dazu gibt es im Programmhauptmenü 'Funktionen' unter Dokumentvorlagen die Auswahl 'Standarddokumentvorlagen verwalten'. Die Verwaltung erfolgt über den abgebildeten Dialog.

Dokvorlage3

Zunächst ist es notwendig, den Anwendungsbereich festzulegen. Hierfür besteht die Möglichkeit, Standardvorlagen programmweit oder mandantenabhängig zu definieren. Nach Auswahl der Vorlagenkategorie kann die gewünschte Dokumentvorlage in der Hauptansicht aktiviert werden.

Fortan sollte die neue Dokumentvorlage, in Abhängigkeit der getroffenen Zuordnungen, beim Ausdruck automatisch durch DSBbrain2000®v3 verwendet werden. Ist dies nicht der Fall, sind unbedingt die Nutzereinstellungen (Hauptmenü 'Funktionen | Programmeinstellungen') zu überprüfen.

Dokvorlage4

Damit die neuen Standardvorlagen Anwendung finden können, muss die Eigenschaft 'Nutzerstandard verwenden' aktiviert sein. Die anderen Auswahlmöglichkeiten verwenden entweder immer die Programmstandardvorlagen oder blenden beim Druck bzw. bei der Dokumentgenerierung einen Dialog zur Auswahl der jeweiligen Vorlage ein.

Neues Modul: Dienstleisterregister

von KV 26. Mai 2010 19:19

Eine wesentliche Neuerung von DSBbrain2000®v3 ist das Modul 'Dienstleisterregister'. Es befindet sich im Hauptmenü 'Module' und öffnet sich in der gewohnten Bearbeitungs- und Suchansicht. Das neue Modul bietet dem Datenschutzbeauftragten die Möglichkeit, alle Dienstleister mandantenunabhängig mit ihren Adressdaten und Ansprechpartnern sowie deren Verträgen zu verwalten.

Dabei verhält sich das Modul bei der Pflege der Adressdaten und Ansprechpartner analog des Modules 'Adressen'. In der Registerkarte 'Verträge' können nun zusätzlich über einen Dialog neue Verträge angelegt oder bestehende bearbeitet werden.

DReg1

Da ein Vertrag immer zwischen einem Mandanten und einem Dienstleister geschlossen wird, ist es hier notwendig, den involvierten Mandanten auszuwählen. Die Vertragsprüfung durch den Datenschutzbeauftragten wird in der Prüfliste nach § 11 BDSG dokumentiert. Ergänzungen und Verstöße sowie die Dokumentation der Kontrollen nach § 11 Abs. 2 Sätze 4, 5 BDSG können ebenfalls zum Vertrag hinzugefügt werden. Bei einem gespeicherten Vertrag unterstützt der Dialog darüber hinaus die Verknüpfung mit Dateien (z.B. Datei mit dem Originalvertrag als PDF).

Dienstleister treten als Auftragsdatenverarbeiter in den Registern der automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien auf. Dort können sie in den entsprechenden Formularabschnitten (Empfänger der Daten, Datenträgerentsorgung) ausgewählt werden. Über die '+'-Schaltfläche werden mehrere Dienstleister mit Verträgen einer Auftragsdatenverarbeitung hinzugefügt. Für den aktuell ausgewählten ist es möglich, über die Schaltfläche mit dem grünen Pfeil direkt ins Dienstleisterregister zu springen.

DReg2

Damit die Auftragsdatenverarbeitung auch im Dienstleisterregister ersichtlich ist, werden zu jedem Dienstleister in der Registerkarte 'Modulverknüpfungen' alle automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien mit dem dazugehörigen Vertrag aufgelistet. Von hier aus kann über das Bearbeitungsmenü schnell zum entsprechenden Registerdatensatz gesprungen bzw. der Vertrag kontrolliert werden.

DReg3

Die Modul-Werkzeugleiste des Dienstleisterregisters besitzt mit der Schaltfläche 'Importieren' die Funktion, Dienstleisterdaten samt Ansprechpartner aus einer externen Datenquelle (Excel-Mappe) zu importieren. Somit können bereits dokumentierte Geschäftsbeziehungen schnell über den zentralen Importmechanismus von DSBbrain2000®v3 in der Datenbank gespeichert werden.

DSBbrain2000v3 mit aktuellem BDSG

von KV 2. Februar 2010 16:32

Eine gute Nachricht vorweg: In der neuen Version von DSBbrain2000®v3 wurde das novellierte Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) berücksichtigt. Das bedeutet, dass alle Formularansichten an die neue Gesetzgebung angepasst sind und alle bisher gespeicherten Datensätze (z.B. automatisierte Verarbeitungen) wie gewohnt in die Ansichten geladen werden.

Auf Grund der neuen Gesetzgebung können aber Eingabefelder, die es in der bisherigen Formularansicht von DSBbrain2000®v2 gegeben hat, entfallen und neue hinzugekommen sein.

Bei den automatisierten Verarbeitungen hat das beispielsweise Auswirkungen auf den Abschnitt zur 'Begründung der Rechtmäßigkeit'. Durch den geänderten § 28 BDSG fallen hier Auswahlfelder weg und neue kommen hinzu. An diesen Stellen ist das Programm nicht immer in der Lage, Anpassungen an die aktuelle Gesetzgebung automatisch durchzuführen. Um Ihnen dennoch die Möglichkeit zu geben, diese Änderungen manuell nachzuvollziehen und in der neuen Ansicht einzupflegen, gibt es zu jedem Datensatz eine Anzeige zur Konfliktlösung.

Konflikt-UI

Hier werden Ihnen alle Elemente angezeigt, die bei dem ausgewählten Datensatz unter der vorherigen Gesetzgebung benutzt wurden und die nach der Novellierung entfallen sind. Hier können Sie entscheiden, ob die Einträge noch relevant sind und wie der Datensatz geändert werden müsste, damit er unter der neuen Gesetzgebung rechtmäßig erfasst wird. Die Oberfläche bietet Ihnen dann die Möglichkeit, einzelne oder alle Konfliktpunkte zu löschen.

Übrigens: die Konfliktanzeige integriert sich unterhalb der Formularansicht. Also genau wie bei den Dateianhängen, Datensatznotizen oder Verknüpfungen.

DSBbrain2000v3: Optimierte Programmoberfläche

von KV 14. Januar 2010 10:56

Wie in unserem letzten Newsletter bereits angekündigt, wollen wir in den nächsten Wochen neue Funktionen der Software DSBbrain2000®v3 näher vorstellen. Der heutige Beitrag behandelt die Anpassungen und Änderungen an der Programmoberfläche von DSBbrain2000®v3.

Bereits in DSBbrain2000®v2 hatten Nutzer die Möglichkeit, mit mehreren Modulen parallel zu arbeiten. Die Navigation zwischen den offenen Elementen gestaltete sich dabei nicht immer als intuitiv. Um diesem Umstand zu begegnen, verfügt DSBbrain2000®v3 nun über ein zentrales Navigationssteuerelement im linken oberen Programmfensterbereich.

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Die Navigationspfeile gewährleisten das Durchblättern geöffneter Module mit nur einem Klick. Alternativ besteht die Option, geöffnete Module direkt über ein Kontextmenü auszuwählen. Zur besseren Übersichtlichkeit wurde die zentrale Menüleiste ebenfalls vergrößert.

DSBbrain2000®v2 erlaubte es bereits, einzelne Datensätze mit Dateien im Netzwerk oder auf der lokalen Festplatte zu verknüpfen. Realisiert wurden solche Verknüpfungen mit Hilfe eines zentralen Schalters, welcher die Bearbeitung der Zusatzinformationen via Dialog ermöglichte. Da auch hier die Nutzung nicht immer einfach und transparent erfolgte, führt DSBbrain2000®v3 einen Datensatzverknüpfungsbereich am unteren Modulende ein.

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Exemplarisch zeigt das obere Bild einen Ausschnitt aus dem Modul ‘Glossar’. Die graue Leiste am unteren Ende symbolisiert den Datensatzverknüpfungsbereich, der standardmäßig geschlossen erscheint. Verschiedene Icons innerhalb dieser Leiste stehen für zusätzliche Informationen, die mit dem aktuell geöffneten Datensatz verknüpft werden können. Für das Modul Glossar steht lediglich ein Symbol für Datensatznotizen zur Verfügung.

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Nach Einfachklick auf das Symbol wird der Bearbeitungs- und Informationsbereich angezeigt. Über eine zentrale Symbolleiste lassen sich hier Zusatzinformationen anzeigen, bearbeiten und löschen. Standardmäßig liefert DSBbrain2000®v3  Verknüpfungsbereiche für Dateianhänge, Datensatznotizen und Verknüpfungen zwischen beliebigen Programmdatensätzen. Die Funktionalität dieser Bereiche wird zu einem späteren Zeitpunkt gesondert beschrieben.

In jedem Fall ist das Konzept der Datensatzverknüpfungen so flexibel aufgebaut, dass jederzeit neue bzw. spezielle Verknüpfungsbereiche dem Programm hinzugefügt werden können. Haben Sie konkrete Vorstellungen zu solchen Erweiterungen, bitten wir Sie, uns diese mitzuteilen.

über DSBbrain2000

DSBbrain2000® ist  die Software für den Datenschutzbeauftragten. Sie hilft ihm, die tägliche Tätigkeit zu organisieren, notwendige Informationen zu gewinnen und zeitnah die geforderten Nachweise, Register und Dokumentationen zu führen.

DSBbrain2000® ist das Plus an Zeit, Information und Dokumentation für den Datenschutzbeauftragten.