DSBbrain2000v4.5: Verwendung von Windows-Nutzern

von KV 7. Januar 2013 09:35

DSBbrain2000® bietet ein eigenes Berechtigungssystem, um sicherzustellen, dass nur authentifizierte Benutzer Zugriff auf die für sie autorisierten Funktionen und Module erhalten. Bisher mussten sich die Benutzer dafür mit Nutzernamen und Passwort am Programm anmelden. Mit der Version 4.5 kann nun alternativ dazu das aktuelle Windows-Konto für die Anmeldung verwendet werden. Im Folgenden wird beschrieben, wie man in DSBbrain2000® Windows-Benutzerkonten für die Anmeldung registriert.

Anmeldung als Administrator

Die Freischaltung von Windows-Nutzern kann nur durch den DSBbrain2000-Administrator erfolgen.

  1. Melden Sie sich als erstes mit der allgemeinen Administratorkennung bei DSBbrain2000® an.

    Nutzername: Administrator
    Passwort: admin

    (Das hier genannte Passwort ist das Passwort nach Neueinrichtung einer Datenbank. Sie sollten das Passwort nach erstmaliger Anmeldung des Administrators geändert haben! ('Funktionen' -> 'Nutzereigenschaften ändern')

Anlegen der Windows-Benutzerrolle

Im Folgenden wird davon ausgegangen, dass im Berechtigungssystem von Windows (oder AD) eine Gruppe angelegt wurde, deren Nutzer nun Berechtigungen zum Ausführen von DSBbrain2000® bekommen sollen.

  1. Öffnen Sie das Modul 'Berechtigungskonzept'.
  2. Öffnen Sie über die Schaltfläche 'neue Rolle anlegen' in der Werkzeugleiste den Dialog zum Erstellen einer neuen Benutzerrolle in DSBbrain2000® .
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  3. Im Dialog geben Sie den Namen einer existierenden Windows-Gruppe an und markieren das Feld 'Diese Rolle ist eine Windows-Gruppe'.

    Sie können prüfen, ob die angegebene Rolle im Windows Berechtigungssystem existiert. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche mit dem Häkchen am rechten Rand der Textzeile. Des Weiteren können Sie die globalen Gruppenberechtigungen festlegen. image

  4. Bestätigen Sie den Dialog mit 'ok'. DSBbrain2000® registriert nun die Windows-Benutzerrolle im eigenen Berechtigungssystem.
  5. Für diese neue Rolle können Sie nun Modul- und Mandantenberechtigungen erteilen.image
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  6. Die Registrierung ist damit abgeschlossen. Die Windows-Nutzer der angelegten Rolle können sich nun an DSBbrain2000® anmelden und erhalten automatisch die entsprechenden Berechtigungen. Sollten ein Benutzer Mitglied in mehreren registrierten Windows-Rollen sein, so erhält er die Summe aller Rollenberechtigungen.

Test der Anmeldung

  1. Melden Sie sich als Windows-Nutzer auf dem Zielsystem an und starten Sie DSBbrain2000®.
  2. Aktivieren Sie im Anmeldedialog die Auswahl 'mit Windows-Konto anmelden' und prüfen Sie, ob Sie sich erfolgreich anmelden können.

DSBbrain2000v4: Wiederverwendung von Registerdatensätzen

von KV 25. November 2011 11:13

Mit DSBbrain2000®v3 wurde eine neue Möglichkeit der Mandantenorganisation eingeführt. Bestand in vorherigen Programmversionen nur die Option, Einzelfirmen zu verwalten, so ergab sich nun die Möglichkeit, verschiedene Firmen zu einer Firmengruppe oder einem Konzern zusammenzufassen. Nützlich ist eine solche Zusammenfassung immer dann, wenn Nutzerdatensätze über Mandantengrenzen hinweg verknüpft werden sollen (z.B. gemeinsame Schulung von Mitarbeitern unterschiedlicher Unternehmen).

In Konzern- oder Firmenstrukturen ist es außerdem häufig gegeben, dass automatisierte Verarbeitungen in gleicher Art und Weise ablaufen. Um dies in DSBbrain2000® abzubilden, bestand bisher die Notwendigkeit, eine identische Verarbeitung unter jedem Mandanten zu führen. Kopier- und Verschiebemechanismen erlaubten eine Wiederverwendung mit geringem Aufwand. Aus Sicht der Datenbanken führte dieses Vorgehen jedoch zu redundanten Einträgen. Auch eine nachträgliche Anpassung der Datensätze gestaltete sich mühsam.

Mit DSBbrain2000®v4 besteht nun erstmals die Möglichkeit, Datensätze der Register 'automatisierte Verarbeitungen' und 'nicht automatisierte Dateien' für Mitglieder einer Konzern- und Firmengruppe bereit zu stellen. Zur besseren Veranschaulichung der Funktionalität soll folgendes Beispiel dienen.

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Ausgangspunkt ist eine Konzernstruktur bestehend aus einer Konzernholding und zwei Tochterunternehmen. Der Konzernholding sind eine Reihe automatisierter Verarbeitungen zugeordnet, die inhaltlich ebenso in den Tochterunternehmen ablaufen.

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Um einzelne Verarbeitungen den Tochterunternehmen zuzuweisen, müssen diese zunächst in der Bearbeitungsansicht geöffnet werden. Für den geöffneten Datensatz steht nun eine neue Modulaktion bereit.

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Die Modulaktion 'mit Firmengruppenmitgliedern verknüpfen' öffnet ein Dialogfeld, in dem alle Gruppenmitglieder angezeigt werden, mit denen eine Verknüpfung möglich ist. Datensätze lassen sich jedoch nur dann verknüpfen, wenn alle Gruppenmitglieder derselben Datenschutzgesetzgebung unterliegen. Nur diese Elemente werden auch zur Auswahl angeboten.

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Nach Markierung der gewünschten Mitglieder und Bestätigung des Dialogfeldes mit 'ok' werden die Anpassungen übernommen und die ausgewählte Verarbeitung steht fortan in der Suchliste des Gruppenmitglieds zur Verfügung.

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Suchlistenelemente, die von einem anderen Gruppenmitglied bereit gestellt werden, erscheinen hellblau unterlegt. Sie können wie gewohnt in der Bearbeitungsansicht angezeigt werden. Hier erscheinen sie jedoch im Lesemodus.

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Auf den Lesemodus weist ein gelber Informationsbalken in der Bearbeitungsansicht hin. Durch Doppelklick auf die Informationsleiste, können Sie den Originaldatensatz öffnen und entsprechend bearbeiten. Auch die Funktion 'Datensatz duplizieren' kann verwendet werden, um ein Duplikat des Datensatzes beim aktuellen Mandanten zu erzeugen. Der Ausdruck eines Datensatzes im Lesemodus ist natürlich möglich. Hier werden dann auch die Stammdaten des aktuell ausgewählten Gruppenmitglieds berücksichtigt.

Zusammenfassung

Mit der Bereitstellung einer Funktion zur Wiederverwendung von Registerdatensätzen erweitert DSBbrain2000®v4 die Konzernfunktionalität um eine sinnvolle Option. Gerade bei der Arbeit mit Gruppenstrukturen kann so der Erfassungsaufwand für inhaltlich gleiche Einträge reduziert werden. Nicht zuletzt lässt sich das Konzept aber auch für andere Szenarien der täglichen Datenschutzpraxis verwenden. So ist es über diesen Mechanismus einfach möglich, bestimmten Benutzerkreisen (z.B. Betriebsrat) Leseberechtigungen auf ausgewählte Registerdatensätze zu ermöglichen und dabei die Benutzerberechtigungen trotzdem restriktiv zu erteilen. Auf die genaue Vorgehensweise wird in einem gesonderten Blogbeitrag eingegangen.

DSBbrain2000v4: Datensatzverknüpfungen

von UH 23. November 2011 09:47

Bereits in den ersten Programmversionen von DSBbrain2000® bestand die Möglichkeit, verschiedene Datensätze im Programm miteinander zu verknüpfen. Diese Option beschränkte sich in den ersten beiden Programmversionen auf Verknüpfungen zwischen Datensätze des Nutzerregisters, automatisierten Verarbeitungen, nicht automatisierten Dateien und Schulungen.

Mit der Veröffentlichung von DSBbrain2000®v3 wurden diese Möglichkeiten enorm erweitert. Über den sogenannten Datensatzverknüpfungsbereich war es nun möglich, Datensätze unterschiedlicher Module miteinander zu verbinden. Wird beispielweise im Problemregister ein Problemdatensatz erfasst, so ist mit wenigen Mausklicken eine Verbindung zu einer automatisierten Verarbeitung hergestellt.

Bisher waren die Verknüpfungen nur zwischen Datensätzen möglich, die tatsächlich schon in der Datenbank vorhanden waren. Bei Verknüpfungen mit neuen Datensätzen war es demnach immer notwendig, verschiedene Module zu bedienen.

Diesem Umstand begegnet nun DSBbrain2000®v4. Der Anwender hat nun die Möglichkeit, im Rahmen der Verknüpfung von Datensätzen auch neue Einträge zu erzeugen. Beispielhaft soll zunächst das Modul 'Schulungen' betrachtet werden.

Im Modul wird eine neue Schulung zur Dokumentation des DSB angelegt. Um Nutzer zuzuordnen ist es in der Regel notwendig, die Nutzer im Modul 'Nutzerregister' zu erfassen und sie mit der jeweiligen Schulung zu verknüpfen. Alternativ kann auch das Modul 'Gruppenzuordnung' Verwendung finden. Ist sich der Benutzer sicher, dass Schulungsteilnehmer noch nicht im Programm erfasst sind, so kann er die entsprechenden Nutzer nun direkt im Schulungsmodul hinzufügen.

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Nach Betätigung der Schaltfläche 'neuen Teilnehmer zuordnen' erlaubt ein angepasster Dialog die Angabe der wichtigsten Daten zum Nutzerdatensatz.

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Durch Bestätigung des Dialoges wird der Nutzer im Hintergrund dem Datenbestand des Nutzerregister hinzugefügt und daraufhin automatisch mit der aktiven Schulung verknüpft.

Das hier demonstrierte beispielhafte Vorgehen ist selbstverständlich auch von anderen Modulen aus möglich. So bietet auch das Modul 'Gruppenzuordnung' Optionen, um bestehende Benutzer mit neuen Schulungen, automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien zu verknüpfen.
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Ebenso verhält es sich mit dem Modul 'Register-Explorer'. Neben der bereits bekannten Vorgehensweise beim Erstellen des Organigramms, ist es nun einfacher, das Register automatisierter Verarbeitungen allein vom Modul 'Register-Explorer' aus aufzubauen.

Zu guter Letzt wurden die erweiterte Funktionalität auch in den Datensatzverknüpfungsbereich integriert.

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Das eingehend angesprochene Szenario ist nun noch einfacher realisierbar. Sollte bei der Betrachtung eines Problemdatensatzes im 'Problemregister' ersichtlich werden, dass eine automatisierte Verarbeitung zu erfassen ist, so geschieht dies einfach im Kontext des aktuellen Problems über den Datensatzverknüpfungsbereich.

DSBbrain2000: Zentrale Startseite

von KV 21. November 2011 16:27

In der vierten Version wurde DSBbrain2000® um eine zentrale Startseite erweitert. Die Startseite soll es dem Benutzer ermöglichen, schnell in die Arbeit mit der Software einzusteigen. Aktuell enthält sie vier unterschiedliche Bereiche, welche im Folgenden näher vorgestellt werden. Selbstverständlich wurde bei der Entwicklung Wert auf die Erweiterbarkeit der Funktionalität gelegt. Entsprechend ist es uns zukünftig einfach möglich, andere Informationen auf der Startseite zu integrieren.

Bereich: Neuigkeiten

In diesem Bereich werden die vier neuesten Überschriften von der Blogseite (http://blog.dsbbrain2000.de) angezeigt. Ein einfacher Mausklick auf eine Überschrift öffnet direkt ein Browserfenster, um den verknüpften Eintrag anzuzeigen.

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Die Darstellung der Informationen erfordert eine Internetverbindung.

Bereich: Programmeinstieg

Dieser Abschnitt ist rein informativer Natur und beantwortet häufig gestellte Fragen rund um das Produkt DSBbrain2000® . Die Informationen liegen direkt auf dem Nutzer-PC und müssen nicht über das Internet abgerufen werden. Aufgrund einer offenen HTML-Struktur ist es zukünftig einfach möglich, neue Inhalte für den Informationsbereich verfügbar zu machen.

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Neben häufigen Hintergrundfragen zu DSBbrain2000® finden sich aktuell auch einige technische Anleitungen integriert. Zu diesen zählt beispielsweise auch eine Minianleitung zur Verknüpfungen von E-Mail-Nachrichten mit Datenbankeinträgen.

Bereich: Schnellauswahl

Um in DSBbrain2000® ein neues Modul zu starten, steht in der zentralen Anwendungssymbolleiste der Menüpunkt 'Module' zur Verfügung. Die Module finden sich hier übersichtlich angeordnet und entsprechend ihrer Funktionalität gruppiert. Um das Starten häufig verwendeter Module zu beschleunigen, wurde der Bereich 'Schnellauswahl' eingeführt.
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Der Bereich lässt sich frei durch den Nutzer anpassen. So besteht die Möglichkeit, häufig verwendete Module festzulegen und umzuordnen. Ein Modulstart ist so mit nur einem Mausklick möglich.

Parallel enthält der Bereich 'Schnellauswahl' eine Anzeige für zuletzt geöffnete Module. Die Informationen werden für jeden DSBbrain2000®-Benutzer gespeichert.

Bereich: Meine Aufgaben

Dieser Abschnitt der Startseite liefert Informationen aus dem Modul 'Planungsbericht'. Dabei werden aktive Tagesaufgaben in Abhängigkeit vom angemeldeten Benutzer angezeigt. Der Anwender erhält so einen schnellen Überblick über anstehende Aufgaben, Überprüfungen und Wiedervorlagetermine.

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Innerhalb der Programmeinstellungen von DSBbrain2000® kann diese Ansicht noch weiter angepasst werden. So ist es unter anderem möglich einzuschränken, welche Module Informationen für den Startseitenbereich liefern sollen. Ebenso ist es denkbar, die Anzeige in Abhängigkeit des gewählten Mandanten einzuschränken.

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Auch die generelle Verwendung der Startseite kann durch den Endanwender festgelegt werden. Möchten Sie auf die Anzeige verzichten, so können Sie dies mit wenigen Mausklicken festlegen.

Zusammenfassung

Mit der neuen Programmstartseite von DSBbrain2000® wurde ein zentraler Einstiegspunkt in die Software bereitgestellt. Der Benutzer erhält wichtige Informationen auf einen Blick. Darüberhinaus bekommt er die Möglichkeit, schneller zwischen Modulen und Datensätzen zu navigieren. Durch die offene Architektur sind spätere Erweiterungen ( z.B. Indikatoren zur Einschätzung des Niveaus der Datenschutzorganisation) sehr einfach einzubinden.

Update auf DSBbrain2000v4

von UH 18. November 2011 10:04

Sollten Sie bereits DSBbrain2000®v2 oder DSBbrain2000®v3 einsetzen, so werden nachfolgend die einzelnen Schritte zur Aktualisierung auf die neue Version beschrieben. Für Nutzer von DSBbrain2000® 1.3 besteht kein direkter Migrationspfad auf die aktuelle DSBbrain2000®v4 Software. Sollten Sie immer noch DSBbrain2000® 1.3 im Einsatz haben, nutzen Sie bitte DSBbrain2000®v2 als Zwischenschritt für die Migration. Alternativ können Sie gerne unseren Support kontaktieren.

Die Aktualisierung auf DSBbrain2000®v4 umfasst die Bereiche Programmaktualisierung und Datenbankaktualisierung, welche nachfolgend beschrieben werden.

Programmaktualisierung

Die Installation von DSBbrain2000®v4 ist entsprechend der verfügbaren Installationsanleitung durchzuführen. DSBbrain2000®v4 wird parallel neben DSBbrain2000®v2 installiert, ersetzt jedoch eine bestehende DSBbrain2000®v3-Installation. Im Falle einer Aktualisierung von DSBbrain2000®v2 müssen Sie nach erfolgreicher Migration eine manuelle Deinstallation von DSBbrain2000®v2 durchführen. Begründung findet dieser Schritt im Wechsel des Installationswerkzeuges.

Datenbankaktualisierung

Für die Datenbankaktualisierung installieren Sie zunächst die aktuelle Version des Werkzeugs DBTool entsprechend der Installationsanleitung. Führen Sie die notwendigen Schritte aus, ohne jedoch eine neue Datenbank anzulegen. Nach erfolgreicher Anmeldung am Datenbankserver sollte Ihre aktuelle DSBbrain2000®-Datenbank vorausgewählt sein.

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An der Datenbankversion '1.0' erkennen Sie, dass es sich um eine DSBbrain2000®v2-Datenbank handelt, die bereit ist, aktualisiert zu werden. Im Falle der Versionsnummer '3.0' handelt es sich um eine Datenbank zur Verwendung mit DSBbrain2000®v3.

Bevor Sie jedoch mit der Aktualisierung fortfahren, sollten Sie unbedingt eine Sicherung Ihrer bestehenden Datenbank anfertigen! Sie erledigen dies über den Punkt 'Datenbank sichern' der linken Aufgabenleiste. Legen Sie im angezeigten Dialogfeld einfach einen Dateinamen fest und führen Sie die Datensicherung aus. Durch die Auswahl von 'Backup verifizieren' stellen Sie außerdem sicher, dass der Sicherungsvorgang ordnungsgemäß abgeschlossen wurde.

Wichtig: Eine Datenbanksicherung mit DBTool_SQL2005 kann nur durchgeführt werden, wenn das Werkzeug auf dem gleichen Rechner wie auch der Datenbankserver ausgeführt wird.

Nach erfolgreicher Datensicherung können Sie mit der Aktualisierung der Datenbank fortfahren. Eine Aktualisierung wird dabei über den Punkt 'Datenbank aktualisieren' der linken Aufgabenleiste gestartet. Dieser Menüpunkt erscheint nur, wenn für die ausgewählte Datenbank auch Aktualisierungen vorliegen.

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Im Dialog 'Datenbank aktualisieren' werden Ihnen verfügbare Aktualisierungen angezeigt. Über die Schaltfläche 'Datenbank aktualisieren' starten Sie den Vorgang. Nach erfolgreichem Abschluss trägt die Datenbank die Versionsnummer '4.0' in Anlehnung an die verbundene DSBbrain2000®v4 Version.

Wichtig: Nachdem die Datenbank entsprechend aktualisiert wurde, können Sie diese nicht mehr mit DSBbrain2000®v2 oder DSBbrain2000®v3 verwenden.

Abschließende Aufgaben

Haben Sie eine Aktualisierung von DSBbrain2000®v2 durchgeführt, können Sie DSBbrain2000®v2 sowie die zu DSBbrain2000®v2 zugehörigen DBTools von Ihrem Rechner entfernen.

Starten von DSBbrain2000v4

von UH 18. November 2011 09:48

Gestartet wird DSBbrain2000®v4 entweder direkt über das Desktop-Icon oder das entsprechende Element im Windows Startmenü. Starten Sie das Programm zum ersten Mal, werden Sie dazu aufgefordert, Lizenzinformationen bereitzustellen. Dieser Vorgang wird im Artikel zur Installation von DSBbrain2000®v4 näher beschrieben.

Sind die Lizenzinformationen bereits vorhanden, startet DSBbrain2000®v4 mit dem folgendem Bildschirm.

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Der Nutzer wird hier aufgefordert, seine Anmeldedaten einzugeben. Zur erfolgreichen Anmeldung ist es notwendig, Nutzernamen und Passwort anzugeben, wobei hier die Nutzer im Sinne des DSBbrain2000®-Berechtigungskonzeptes gemeint sind. Starten Sie DSBbrain2000®v4 zum ersten Mal, so benötigen Sie zur Anmeldung den Nutzer 'Administrator' in Verbindung mit Passwort 'admin'.

Wichtig: Bitte denken Sie daran, das Passwort des Administratornutzers entsprechend zu ändern!

Bevor Sie sich jedoch erfolgreich anmelden können, muss außerdem das Feld 'aktuelle Serverauswahl' entsprechend gefüllt sein. Die Informationen zum aktiven Server werden dabei aus den Inhalten der Registerkarte 'Servereinstellungen' bezogen. Nutzen Sie diese Registerkarte, um die Serverauswahl zu konfigurieren.

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Generell haben Sie die Möglichkeit, mehrere SQL Server oder Datenbanken für DSBbrain2000® zu registrieren. Zur Verwaltung der einzelnen Server dient der linke Bereich der Programmoberfläche. Die Listenauswahl erlaubt die Selektion des gewünschten Servers. Über die Werkzeugleiste lassen sich Server hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Der rechte Einstellungsbereich dient zur Angabe der erforderlichen Daten. Im Feld Server tragen Sie den Namen des SQL Servers ein. Generell besteht dieser Name aus dem aktuellen Computernamen. Je nach Installation kann außerdem ein Instanzname festgelegt worden sein. Im Falle der Standardinstallation des SQL Server 2005 Express lautet der komplette Servername oft '<<COMPUTERNAME>>\SQLEXPRESS'. Nun spezifizieren Sie, wie die Anmeldung am SQL Server erfolgen soll. Windows Authentifizierung nutzt Ihr aktuelles Windows Konto zur Verbindungsherstellung. Alternativ kann die SQL Server eigene Authentifizierung Verwendung finden. Hierfür sind Nutzername und Passwort einzutragen (z.B. Nutzer 'sa'). Wählen Sie im Auswahlfeld 'Datenbank', mit welcher Datenbank Sie sich auf dem Zielserver verbinden wollen. Die Schaltfläche 'Serververbindung testen' ermöglicht Ihnen einen Funktionstest der Serveranmeldung. Über die Schaltfläche 'Standardverbindung' können Sie außerdem festlegen, welcher SQL Server beim Programmstart automatisch voreingestellt werden soll.

Wurden alle Einstellungen getroffen und erfolgreich verifiziert, wechseln Sie zur Registerkarte 'Nutzerdaten', um die Programmanmeldung abzuschließen. Nach erfolgter Anmeldung startet DSBbrain2000®v4 und ermöglicht den Zugriff auf alle Funktionalitäten.

Installation DSBbrain2000v4

von UH 18. November 2011 09:38

Um DSBbrain2000®v4 auf Ihrem Rechner installieren zu können, sollten folgenden Voraussetzungen erfüllt sein.

  • 512 MB Arbeitsspeicher
  • 50 MB freier Festplattenspeicher
  • Pentium Prozessor mit 600 MHz (empfohlen 1 GHz)
  • Grafikkarte mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1024x768 (empfohlen 96 DPI)
  • Betriebssystem: Windows 2000 Service Pack 4, Windows XP, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows Server 2008, Windows 7, Windows Server 2008 R2

Laden Sie zur Installation die Datei DSBbrain2000v4_Setup.exe aus dem geschützten Kundenbereich unserer Internetseite. Starten Sie die Installationsroutine auf dem Zielrechner.

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Das Installationsprogramm wird zunächst überprüfen, ob alle Systemvoraussetzungen für DSBbrain2000®v4 auf dem Zielsystem erfüllt wurden. Fehlende Systemkomponenten versucht es, von unserer Internetseite nachzuladen und zu installieren. Möchten Sie die Konfiguration dieser Bestandteile manuell durchführen, installieren Sie bitte folgende Komponenten im Vorfeld der DSBbrain2000®v4-Installation.

Ab Version 4.5 verwendet DSBbrain2000® das .NET Framework 4.0 als Laufzeitumgebung. Die entsprechende Downloaddatei finden Sie unter folgendem Link.

Stellen Sie bei der manuellen Installation sicher, dass die korrekte Sprachversion ausgewählt wurde. Sollten Sie noch Windows 2000 einsetzen, ist die manuelle Installation des Microsoft .NET Framework Server Pack 1 zwingend notwendig. Im Vorfeld sollte dazu noch das Microsoft Sicherheitsupdate KB835732 eingespielt werden.

Wichtig: Haben Sie bereits DSBbrain2000®v3 auf dem Zielsystem installiert, so wird das Programm automatisch durch die Installationsroutine entfernt, bevor eine Neuinstallation von DSBbrain2000®v4 möglich ist.

Nachdem alle Systemvoraussetzungen erfüllt wurden, läuft die Installation von DSBbrain2000®v4 weitgehend selbstständig. Nach dem Akzeptieren der Lizenzvereinbarungen, dem Festlegen des Programmverzeichnisses sowie des Programmmenüeintrages ist die Setup-Routine bereit zur Installation der notwendigen Dateien. Nach Abschluss können Sie DSBbrain2000®v4 direkt starten.

Starten Sie DSBbrain2000®v4 zum ersten Mal erscheint folgender Dialog zur Angabe der Lizenzinformationen.

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Die Lizenzinformationen können Sie auf unterschiedliche Weise bereitstellen. Grundsätzlich besteht nach wie vor die Möglichkeit, eine Lizenzdatei für DSBbrain2000®v4 über den geschützten Kundenbereich zu generieren. Entsprechend unterstützt obiger Dialog die Bereitstellung der Informationen aus einer Datei. Alternativ können Sie die Datei jedoch direkt aus dem Internet abrufen. Geben Sie dafür Ihre Kundennummer sowie das Passwort an und wählen Sie 'Lizenzinformationen abrufen'. Der Erfolg der Lizenzauswertung wird Ihnen entsprechend signalisiert und Sie sind in der Lage, die Lizenzinformationen abzuspeichern.

Wichtig: DSBbrain2000®v4 verwendet eine andere Lizenzdatei als DSBbrain2000®v3.

Nach Eingabe der Lizenzinformationen wird direkt der zentrale Anmeldungsdialog von DSBbrain2000®v4 eingeblendet. Um fortzufahren stellen Sie sicher, dass der erforderliche Datenbankserver vorhanden ist und dieser nutzbare Datenbanken enthält. Die Installation der Datenbank wird in einem gesonderten Abschnitt beschrieben.

DSBbrain2000v4 Datenbankinstallation

von UH 18. November 2011 09:27

Datenbankserver

Um die Datenbank für DSBbrain2000®v4 bereitzustellen, sollten Sie zunächst über Microsoft SQL Server 2005 Express verfügen. Es spielt hierbei keine Rolle, ob der Datenbankserver lokal oder im Netzwerk verfügbar ist. Demnach ist es ebenso möglich, einen "größeren Server" zu verwenden, der bereits in Ihrem Netzwerk zur Verfügung steht. Die Datenbank lässt sich ebenso auf einem SQL Server 2008 (R2) verwenden.

Sollten Sie bisher keinen Datenbankserver installiert haben, so können Sie den SQL Server 2005 Express SP3 aus dem Microsoft Downloadbereich beziehen. Die Installation läuft generell assistentengesteuert. Für eine Einzelplatzinstallation müssen die getroffenen Voreinstellungen nicht angepasst werden.

Folgende Systemvoraussetzungen sollten für den Datenbankserver erfüllt werden:

  • min. 192 MB Arbeitsspeicher (empfohlen 512 MB Arbeitsspeicher)
  • 600 MB freier Festplattenspeicher
  • Pentium III Prozessor mit 500 MHz (empfohlen 1 GHz)
  • Betriebssystem: Windows 2000 Service Pack 4, Windows XP, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows Server 2008, Windows 7, Windows Server 2008 R2

Wie schon erwähnt, können Sie auch einen SQL Server 2008 verwenden. Je nachdem welchen Sql Server Sie einsetzen, verwenden Sie bitte das entsprechende Werkzeug. Im geschützten Kundenbereich stehen die Installationsroutinen für DBTool_SQL2005 und DBTool_SQL2008 zur Verfügung. Beide unterscheiden sich bezüglich der Systemvoraussetzungen und der verwendeten Bibliotheken.

DBTool_SQL2005

Verfügen Sie über einen Datenbankserver, so können Sie mit der Installation des DBTool_SQL2005-Datenbankwerkzeuges fortfahren. Die Installationsdatei DBTool_SQL2005_Setup.exe laden Sie aus dem geschützten Kundenbereich unserer Internetseite.

Starten Sie die Datei auf dem Zielrechner.

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Das Installationsprogramm wird zunächst überprüfen, ob alle Systemvoraussetzungen auf dem Zielsystem erfüllt sind. Fehlende Systemkomponenten versucht es, von unserer Internetseite nachzuladen und zu installieren. Möchten Sie die Konfiguration dieser Bestandteile manuell durchführen, installieren Sie bitte folgende Komponenten im Vorfeld der DBTool_SQL2005-Installation.

Stellen Sie bei der manuellen Installation sicher, dass die korrekte Sprachversion ausgewählt wurde. Die angebotenen Links verweisen jeweils auf die deutsche Version der Komponenten im Microsoft Downloadbereich.

Nachdem alle Systemvoraussetzungen erfüllt wurden, läuft die Installation von DBTOOL_SQL2005 weitgehend selbstständig. Nach Festlegung des Programmverzeichnisses sowie des Programmmenüeintrages ist die Setup-Routine bereit zur Installation der notwendigen Dateien. Nach Abschluss können Sie DBTool_SQL2005 direkt starten.

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Nach dem Start der Anwendung müssen Sie sich zunächst mit dem Datenbankserver verbinden.

Wichtig: Um eine ordnungsgemäße Funktionsweise des Werkzeuges sicherzustellen, sollten Sie für den Datenbankserver Administrationsrechte besitzen.

Geben Sie im Feld 'Server' den Namen des SQL Servers an. Generell besteht dieser Name aus dem aktuellen Computernamen. Je nach Installation kann außerdem ein Instanzname festgelegt worden sein. Im Falle der Standardinstallation des SQL Server 2005 Express lautet der komplette Servername oft '<<COMPUTERNAME>>\SQLEXPRESS'. Nun spezifizieren Sie, wie die Anmeldung am SQL Server erfolgen soll. Windows Authentifizierung nutzt Ihr aktuelles Windows-Konto zur Verbindungsherstellung. Alternativ kann für SQL Server eine eigene Authentifizierung verwendet werden. Hierfür sind Nutzername und Passwort einzutragen (z.B. Nutzer 'sa'). Die Schaltfläche 'Verbindung testen' ermöglicht Ihnen einen Funktionstest der Serveranmeldung.

Nach erfolgreicher Anmeldung besteht eine Serververbindung. Jetzt kann das Anlegen der Datenbank erfolgen.

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Nutzen Sie zum Anlegen einer Datenbank in der linken Aufgabenleiste den Punkt 'Datenbank anlegen'. Folgendes Dialogfeld wird nach Betätigung eingeblendet.

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Legen Sie nun den Namen der Datenbank fest. Standardmäßig verwendet DBTOOL_SQL2005 den Namen 'DSBbrain2000'. Alternativ können Sie jedoch einen anderen Namen vergeben. Dieser beginnt dann immer mit 'DSBbrain2000_' gefolgt von einem nutzerspezifischen Namenszusatz. Über die Schaltfläche 'Datenbank anlegen' wird der Erstellungsprozess gestartet. Bitte haben Sie hier einen Moment Geduld. Der Erstellungsprozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Nach erfolgreicher Datenbankerstellung kann der Dialog beendet werden. Die Datenbank wird nun in der Hauptansicht von DBTOOL_SQL2005 angezeigt und steht auch über die Datenbankauswahlbox zur Verfügung. Damit sind auch die Voraussetzungen zur Verwendung von DSBbrain2000®v4 geschaffen.

DBTool_SQL2008

Verwenden Sie unser Datenbankwerkzeug auf einem Betriebssystem ab Windows XP, können Sie alternativ DBTool_SQL2008 einsetzen. Diese spezielle Variante kann sowohl mit Sql Server 2005 als auch mit Sql Server 2008 verwendet werden. Die Installationsdatei DBTool_SQL2008_Setup.exe laden Sie aus dem geschützten Kundenbereich unserer Internetseite.

Das Installationsprogramm wird zunächst überprüfen, ob alle Systemvoraussetzungen auf dem Zielsystem erfüllt sind. Fehlende Systemkomponenten versucht es, von unserer Internetseite nachzuladen und zu installieren. Möchten Sie die Konfiguration dieser Bestandteile manuell durchführen, installieren Sie bitte folgende Komponenten im Vorfeld der DBTool_SQL2008-Installation.

Stellen Sie bei der manuellen Installation sicher, dass die korrekte Sprachversion ausgewählt wurde. Die angebotenen Links verweisen jeweils auf die deutsche Version der Komponenten im Microsoft Downloadbereich.

Neues Modul: Planungsbericht

von UH 9. November 2011 13:00

Mit dem neuen Modul 'Planungsbericht' wird DSBbrain2000® um ein Werkzeug erweitert, welches zur Anzeige und Übersicht anstehender Aufgaben und Termine verwendet werden kann. Es stellt damit eine gute Ergänzung zum bereits vorhandenen Modul 'Tätigkeitsbericht' dar, welches erledigte Aufgaben zurückliegend betrachtet.

Wie funktioniert der 'Planungsbericht'?

Beim Modul 'Planungsbericht' handelt es sich um ein reines Berichtswerkzeug. Bevor dem Nutzer Ergebnisse angezeigt werden, ist es zunächst notwendig, die Berichtseinstellungen anzupassen. Vor allem die Angabe des Berichtszeitraumes ist ein entscheidendes Filterkriterium.

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Innerhalb des angegebenen Zeitraumes werden alle Elemente abgerufen, deren Bearbeitung nicht abgeschlossen wurde. Dabei bedient sich das Modul 'Planungsbericht' der bereits vorhandenen DSBbrain2000®-Module. So werden beispielsweise alle Module mit Wiedervorlagefunktion ('Problemregister', 'Anfragen Betroffener', 'Erteilung von Auskünften') abgefragt. Zurückgeliefert werden alle Datensätze mit aktiver Wiedervorlage im Berichtszeitraum. Auch Datensätze aus den Modulen 'automatisierte Verarbeitungen' und 'nicht automatisierte Dateien', deren Überprüfung im gewählten Zeitraum ansteht, erscheinen in einer einheitlichen Ergebnisliste.

Selbstverständlich finden sich auch die Aufgaben des neuen Moduls 'Aufgabenverwaltung' in der Ergebnisliste integriert. Über die Berichtseinstellung kann die Abfrage der Elemente feingliedrig abgestimmt werden. So lassen sich ungewünschte Module komplett ausblenden. Auch die Einschränkung nach Mandanten ist ohne weiteres möglich. Generell zeigt die Ergebnisliste immer auch alle überfälligen Aufgaben an. Der Nutzer kann dies jedoch durch Angabe eines Suchparameters verhindern.

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Ergebnisse werden, wie in DSBbrain2000® bekannt, in einer Suchliste dargestellt. Diese kann der Anwender entsprechend sortieren und gruppieren. Zusätzlich zum bekannten Listenexport gibt es eine erweiterte Excel-Exportfunktion. Diese Funktion ist dabei in der Lage, die vorgenommenen Gruppen- und Sortierungseinstellungen in das Excel-Dokument zu übernehmen. Eine weitere Datenaufbereitung bzw. Datenanalyse wird so sehr einfach möglich.

Selbstverständlich sind die Einträge der Ergebnisliste mit den dahinterliegenden Datensätzen verknüpft. Ein Doppelklick reicht aus, um den Zieldatensatz im jeweiligen Modul zu öffnen.

Zusammenfassung

Mit dem neuen Modul 'Planungsbericht' ist es sehr einfach möglich, zukünftige Aufgaben zu visualisieren und zu planen. Der Endanwender hat nur ein einzelnes Werkzeug, um den Fortschritt von Aufgaben, Wiedervorlagen oder anstehenden Überprüfungen über alle relevanten DSBbrain2000®–Module hinweg zu überwachen. Die Abschätzung anstehender Aufgaben wird so viel einfacher möglich. Parallel zum 'Tätigkeitsbericht' kann der Nutzer nun auch eine Aufwandsschätzung für das kommende Jahr bei der Geschäftsleitung abliefern.

Neues Modul: Aufgabenverwaltung

von KV 7. November 2011 09:22

Die Aufgabenverwaltung hilft dem Datenschutzbeauftragten, seine tägliche Arbeit zu dokumentieren, zu delegieren und nachzuverfolgen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Funktionsweise der Aufgabenverwaltung in DSBbrain2000®v4.

Was wird dokumentiert?

Erfasst wird immer eine Hauptaufgabe, der hierarchisch angeordnet weitere Teilaufgaben hinzugefügt werden können. So entsteht eine Aufgabensammlung, welche alle Teilaufgaben zur Lösung einer datenschutzrechtlichen Problemstellung beinhaltet. Das folgende Bild zeigt eine mögliche Aufgabensammlung am Beispiel der Einführung einer Videoüberwachung.

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Dabei kann jede Aufgabe durch folgende Merkmale charakterisiert werden.

  • Betreff: freies Textfeld zur Kurzinformation über die Aufgabenstellung
  • Start- und Enddatum: zur Festlegung der Bearbeitungszeit
  • Mandant: Auswahl eines Mandanten, bei dem diese Aufgabe abgearbeitet wird
  • Status: Information, ob die Aufgabe begonnen, bearbeitet oder abgeschlossen wurde
  • Priorität: legt die Wichtigkeit der Aufgabe im Kontext der Aufgabensammlung fest
  • Aufwand: fünf Auswahlmöglichkeiten legen den geschätzten Grad der Bemühungen/Aufwendungen fest
  • Soll-/Ist-Kosten: Angaben für die Budgetierung, Kostenplanung
  • Eigentümer: immer die Person, die die Aufgabe angelegt hat
  • zugewiesen an: Person, die die Aufgabe erledigen soll
  • Beschreibung: ausführliche Informationen zur Aufgabenstellung
  • Lösung: ausführliche Beschreibung der Aufgabenlösung

Wie wird delegiert?

Der Datenschutzbeauftragte arbeitet immer im Team. Entweder er delegiert Aufgaben an die entsprechenden Verantwortlichen in den Fachabteilungen oder ihm stehen, wie in größeren Unternehmen üblich, Datenschutzkoordinatoren zur Seite. Letztere werden meist im Berechtigungskonzept von DSBbrain2000®v4 hinterlegt und arbeiten dem Datenschutzbeauftragten so direkt zu. Im Gegensatz dazu sind die Verantwortlichen der Fachabteilungen als Mitarbeiter im Nutzerregister erfasst.

Um nun die datenschutzrechtlichen Aufgaben in der Aufgabenverwaltung zu delegieren, kann der Datenschutzbeauftragte auf beide Personengruppen zurückgreifen und einzelnen Personen dieser Gruppen Aufgaben zuweisen.

Zusätzlich ist er immer noch in der Lage, externe Mitarbeiter, die keiner genannten Personengruppe zuzuordnen sind, als neue Personen in der Aufgabenverwaltung anzulegen.

Somit gehören immer zwei Personen zu einer Aufgabe. Eine Person, die die Aufgabe erstellt hat und damit Eigentümer der Aufgabe ist, und eine Person, der diese Aufgabe vom Eigentümer zugewiesen wurde.

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Nur diese beiden Personen können die Aufgabe bearbeiten und weitere Teilaufgaben hinzufügen. Personen, denen eine andere Teilaufgabe in der Aufgabensammlung zugewiesen wurde, verfügen nur über eine Leseberechtigung für diese Aufgabe. Vorausgesetzt für die Bearbeitung in der Aufgabenverwaltung ist natürlich, dass die Personen als Nutzer im Berechtigungskonzept von DSBbrain2000®v4 hinterlegt sind.

Zusätzlich werden allen Programmnutzern, denen Aufgaben zugewiesen wurden, ihre aktiven Aufgaben auf der Startseite von DSBbrain2000®v4 angezeigt. So erhalten also beispielsweise alle Datenschutzkoordinatoren täglich eine Übersicht über ihre zu erledigenden Tätigkeiten.

Wie wird nachverfolgt?

Die Suche in der Aufgabenverwaltung bietet zu einem die aus anderen Modulen bekannten parametrisierbaren Sucheinstellungen und zum anderen eine Schnellsuche an. Über letztere erhält der angemeldete Nutzer sofort einen Überblick über Aufgaben, die ihm zugewiesen wurden, oder über Aufgaben, die er selbst angelegt hat.

Jede Aufgabensammlung kann zudem direkt mit Einträgen aus den Modulen der automatisierten Verarbeitungen, nicht automatisierten Dateien, Erteilung von Auskünften, Anfragen Betroffener, dem Problemregister sowie dem Modul der Schulungen verknüpft werden. So könnte also beispielsweise an den für die Videoüberwachung notwendigen Eintrag im Register der automatisierten Verarbeitungen sofort die dazugehörige Aufgabensammlung gekoppelt werden. Damit ergibt sich ein schneller Überblick über die Verantwortlichkeiten der einzelnen Zuarbeiten.

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Tipp: Es empfiehlt sich, die Erfassung der einzelnen Teilaufgaben immer im Vorfeld des jeweiligen Datenschutzprojektes durchzuführen. Auf dieser Basis gewinnt der Datenschutzbeauftragte mit dem Modul des Planungsberichts bereits vorab einen Gesamtüberblick über Aufwand und Kosten.

über DSBbrain2000

DSBbrain2000® ist  die Software für den Datenschutzbeauftragten. Sie hilft ihm, die tägliche Tätigkeit zu organisieren, notwendige Informationen zu gewinnen und zeitnah die geforderten Nachweise, Register und Dokumentationen zu führen.

DSBbrain2000® ist das Plus an Zeit, Information und Dokumentation für den Datenschutzbeauftragten.