Ab sofort können Sie über den geschützten Kundenbereich das neueste Service-Update für DSBbrain2000^®v4 herunterladen. Neben Fehlerbehebungen war es uns außerdem möglich, kleinere Kundenwünsche direkt umzusetzen.

Eine vollständige Auflistung aller Änderungen seit Veröffentlichung der Software finden Sie unter http://www.dsbbrain2000.de/Kunde/Download/Programmhistorie.aspx?v=4.0 . Die Installationsdatei enthält sämtliche Programmbestandteile. Sollten Sie eine alte Version von DSBbrain2000^®v4 installiert haben, wird diese im Vorfeld automatisch deinstalliert. Das Service-Update betrifft das Anwendungsprogramm. Eine Aktualisierung des Datenbankschemas muss nicht erfolgen.

Mit DSBbrain2000^®v3 wurde eine neue Möglichkeit der Mandantenorganisation eingeführt. Bestand in vorherigen Programmversionen nur die Option, Einzelfirmen zu verwalten, so ergab sich nun die Möglichkeit, verschiedene Firmen zu einer Firmengruppe oder einem Konzern zusammenzufassen. Nützlich ist eine solche Zusammenfassung immer dann, wenn Nutzerdatensätze über Mandantengrenzen hinweg verknüpft werden sollen (z.B. gemeinsame Schulung von Mitarbeitern unterschiedlicher Unternehmen).

In Konzern- oder Firmenstrukturen ist es außerdem häufig gegeben, dass automatisierte Verarbeitungen in gleicher Art und Weise ablaufen. Um dies in DSBbrain2000^® abzubilden, bestand bisher die Notwendigkeit, eine identische Verarbeitung unter jedem Mandanten zu führen. Kopier- und Verschiebemechanismen erlaubten eine Wiederverwendung mit geringem Aufwand. Aus Sicht der Datenbanken führte dieses Vorgehen jedoch zu redundanten Einträgen. Auch eine nachträgliche Anpassung der Datensätze gestaltete sich mühsam.

Mit DSBbrain2000^®v4 besteht nun erstmals die Möglichkeit, Datensätze der Register 'automatisierte Verarbeitungen' und 'nicht automatisierte Dateien' für Mitglieder einer Konzern- und Firmengruppe bereit zu stellen. Zur besseren Veranschaulichung der Funktionalität soll folgendes Beispiel dienen.

Ausgangspunkt ist eine Konzernstruktur bestehend aus einer Konzernholding und zwei Tochterunternehmen. Der Konzernholding sind eine Reihe automatisierter Verarbeitungen zugeordnet, die inhaltlich ebenso in den Tochterunternehmen ablaufen.

Um einzelne Verarbeitungen den Tochterunternehmen zuzuweisen, müssen diese zunächst in der Bearbeitungsansicht geöffnet werden. Für den geöffneten Datensatz steht nun eine neue Modulaktion bereit.

Die Modulaktion 'mit Firmengruppenmitgliedern verknüpfen' öffnet ein Dialogfeld, in dem alle Gruppenmitglieder angezeigt werden, mit denen eine Verknüpfung möglich ist. Datensätze lassen sich jedoch nur dann verknüpfen, wenn alle Gruppenmitglieder derselben Datenschutzgesetzgebung unterliegen. Nur diese Elemente werden auch zur Auswahl angeboten.

Nach Markierung der gewünschten Mitglieder und Bestätigung des Dialogfeldes mit 'ok' werden die Anpassungen übernommen und die ausgewählte Verarbeitung steht fortan in der Suchliste des Gruppenmitglieds zur Verfügung.

Suchlistenelemente, die von einem anderen Gruppenmitglied bereit gestellt werden, erscheinen hellblau unterlegt. Sie können wie gewohnt in der Bearbeitungsansicht angezeigt werden. Hier erscheinen sie jedoch im Lesemodus.

Auf den Lesemodus weist ein gelber Informationsbalken in der Bearbeitungsansicht hin. Durch Doppelklick auf die Informationsleiste, können Sie den Originaldatensatz öffnen und entsprechend bearbeiten. Auch die Funktion 'Datensatz duplizieren' kann verwendet werden, um ein Duplikat des Datensatzes beim aktuellen Mandanten zu erzeugen. Der Ausdruck eines Datensatzes im Lesemodus ist natürlich möglich. Hier werden dann auch die Stammdaten des aktuell ausgewählten Gruppenmitglieds berücksichtigt.

Zusammenfassung

Mit der Bereitstellung einer Funktion zur Wiederverwendung von Registerdatensätzen erweitert DSBbrain2000^®v4 die Konzernfunktionalität um eine sinnvolle Option. Gerade bei der Arbeit mit Gruppenstrukturen kann so der Erfassungsaufwand für inhaltlich gleiche Einträge reduziert werden. Nicht zuletzt lässt sich das Konzept aber auch für andere Szenarien der täglichen Datenschutzpraxis verwenden. So ist es über diesen Mechanismus einfach möglich, bestimmten Benutzerkreisen (z.B. Betriebsrat) Leseberechtigungen auf ausgewählte Registerdatensätze zu ermöglichen und dabei die Benutzerberechtigungen trotzdem restriktiv zu erteilen. Auf die genaue Vorgehensweise wird in einem gesonderten Blogbeitrag eingegangen.

Bereits in den ersten Programmversionen von DSBbrain2000^® bestand die Möglichkeit, verschiedene Datensätze im Programm miteinander zu verknüpfen. Diese Option beschränkte sich in den ersten beiden Programmversionen auf Verknüpfungen zwischen Datensätze des Nutzerregisters, automatisierten Verarbeitungen, nicht automatisierten Dateien und Schulungen.

Mit der Veröffentlichung von DSBbrain2000^®v3 wurden diese Möglichkeiten enorm erweitert. Über den sogenannten Datensatzverknüpfungsbereich war es nun möglich, Datensätze unterschiedlicher Module miteinander zu verbinden. Wird beispielweise im Problemregister ein Problemdatensatz erfasst, so ist mit wenigen Mausklicken eine Verbindung zu einer automatisierten Verarbeitung hergestellt.

Bisher waren die Verknüpfungen nur zwischen Datensätzen möglich, die tatsächlich schon in der Datenbank vorhanden waren. Bei Verknüpfungen mit neuen Datensätzen war es demnach immer notwendig, verschiedene Module zu bedienen.

Diesem Umstand begegnet nun DSBbrain2000^®v4. Der Anwender hat nun die Möglichkeit, im Rahmen der Verknüpfung von Datensätzen auch neue Einträge zu erzeugen. Beispielhaft soll zunächst das Modul 'Schulungen' betrachtet werden.

Im Modul wird eine neue Schulung zur Dokumentation des DSB angelegt. Um Nutzer zuzuordnen ist es in der Regel notwendig, die Nutzer im Modul 'Nutzerregister' zu erfassen und sie mit der jeweiligen Schulung zu verknüpfen. Alternativ kann auch das Modul 'Gruppenzuordnung' Verwendung finden. Ist sich der Benutzer sicher, dass Schulungsteilnehmer noch nicht im Programm erfasst sind, so kann er die entsprechenden Nutzer nun direkt im Schulungsmodul hinzufügen.



Nach Betätigung der Schaltfläche 'neuen Teilnehmer zuordnen' erlaubt ein angepasster Dialog die Angabe der wichtigsten Daten zum Nutzerdatensatz.

Durch Bestätigung des Dialoges wird der Nutzer im Hintergrund dem Datenbestand des Nutzerregister hinzugefügt und daraufhin automatisch mit der aktiven Schulung verknüpft.

Das hier demonstrierte beispielhafte Vorgehen ist selbstverständlich auch von anderen Modulen aus möglich. So bietet auch das Modul 'Gruppenzuordnung' Optionen, um bestehende Benutzer mit neuen Schulungen, automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien zu verknüpfen.

Ebenso verhält es sich mit dem Modul 'Register-Explorer'. Neben der bereits bekannten Vorgehensweise beim Erstellen des Organigramms, ist es nun einfacher, das Register automatisierter Verarbeitungen allein vom Modul 'Register-Explorer' aus aufzubauen.

Zu guter Letzt wurden die erweiterte Funktionalität auch in den Datensatzverknüpfungsbereich integriert.

Das eingehend angesprochene Szenario ist nun noch einfacher realisierbar. Sollte bei der Betrachtung eines Problemdatensatzes im 'Problemregister' ersichtlich werden, dass eine automatisierte Verarbeitung zu erfassen ist, so geschieht dies einfach im Kontext des aktuellen Problems über den Datensatzverknüpfungsbereich.

In der vierten Version wurde DSBbrain2000^® um eine zentrale Startseite erweitert. Die Startseite soll es dem Benutzer ermöglichen, schnell in die Arbeit mit der Software einzusteigen. Aktuell enthält sie vier unterschiedliche Bereiche, welche im Folgenden näher vorgestellt werden. Selbstverständlich wurde bei der Entwicklung Wert auf die Erweiterbarkeit der Funktionalität gelegt. Entsprechend ist es uns zukünftig einfach möglich, andere Informationen auf der Startseite zu integrieren.

Bereich: Neuigkeiten

In diesem Bereich werden die vier neuesten Überschriften von der Blogseite (http://blog.dsbbrain2000.de) angezeigt. Ein einfacher Mausklick auf eine Überschrift öffnet direkt ein Browserfenster, um den verknüpften Eintrag anzuzeigen.

Die Darstellung der Informationen erfordert eine Internetverbindung.

Bereich: Programmeinstieg

Dieser Abschnitt ist rein informativer Natur und beantwortet häufig gestellte Fragen rund um das Produkt DSBbrain2000^® . Die Informationen liegen direkt auf dem Nutzer-PC und müssen nicht über das Internet abgerufen werden. Aufgrund einer offenen HTML-Struktur ist es zukünftig einfach möglich, neue Inhalte für den Informationsbereich verfügbar zu machen.

Neben häufigen Hintergrundfragen zu DSBbrain2000^® finden sich aktuell auch einige technische Anleitungen integriert. Zu diesen zählt beispielsweise auch eine Minianleitung zur Verknüpfungen von E-Mail-Nachrichten mit Datenbankeinträgen.

Bereich: Schnellauswahl

Um in DSBbrain2000^® ein neues Modul zu starten, steht in der zentralen Anwendungssymbolleiste der Menüpunkt 'Module' zur Verfügung. Die Module finden sich hier übersichtlich angeordnet und entsprechend ihrer Funktionalität gruppiert. Um das Starten häufig verwendeter Module zu beschleunigen, wurde der Bereich 'Schnellauswahl' eingeführt.

Der Bereich lässt sich frei durch den Nutzer anpassen. So besteht die Möglichkeit, häufig verwendete Module festzulegen und umzuordnen. Ein Modulstart ist so mit nur einem Mausklick möglich.

Parallel enthält der Bereich 'Schnellauswahl' eine Anzeige für zuletzt geöffnete Module. Die Informationen werden für jeden DSBbrain2000^®-Benutzer gespeichert.

Bereich: Meine Aufgaben

Dieser Abschnitt der Startseite liefert Informationen aus dem Modul 'Planungsbericht'. Dabei werden aktive Tagesaufgaben in Abhängigkeit vom angemeldeten Benutzer angezeigt. Der Anwender erhält so einen schnellen Überblick über anstehende Aufgaben, Überprüfungen und Wiedervorlagetermine.

Innerhalb der Programmeinstellungen von DSBbrain2000^® kann diese Ansicht noch weiter angepasst werden. So ist es unter anderem möglich einzuschränken, welche Module Informationen für den Startseitenbereich liefern sollen. Ebenso ist es denkbar, die Anzeige in Abhängigkeit des gewählten Mandanten einzuschränken.

Auch die generelle Verwendung der Startseite kann durch den Endanwender festgelegt werden. Möchten Sie auf die Anzeige verzichten, so können Sie dies mit wenigen Mausklicken festlegen.

Zusammenfassung

Mit der neuen Programmstartseite von DSBbrain2000^® wurde ein zentraler Einstiegspunkt in die Software bereitgestellt. Der Benutzer erhält wichtige Informationen auf einen Blick. Darüberhinaus bekommt er die Möglichkeit, schneller zwischen Modulen und Datensätzen zu navigieren. Durch die offene Architektur sind spätere Erweiterungen ( z.B. Indikatoren zur Einschätzung des Niveaus der Datenschutzorganisation) sehr einfach einzubinden.

Wir freuen uns, Ihnen die sofortige Verfügbarkeit von DSBbrain2000^®v4 ankündigen zu können. Aktive Kunden erhalten die Software direkt über unseren geschützten Downloadbereich.

Wichtige Konzepte sowie Anleitungen, um DSBbrain2000^®v4 zu installieren, finden Sie in unserem Blog.

• Installation der Datenbank
• Installation von DSBbrain2000®v4
• Update auf DSBbrain2000®v4
• Starten von DSBbrain2000®v4

Mit dem neuen Modul 'Planungsbericht' wird DSBbrain2000^® um ein Werkzeug erweitert, welches zur Anzeige und Übersicht anstehender Aufgaben und Termine verwendet werden kann. Es stellt damit eine gute Ergänzung zum bereits vorhandenen Modul 'Tätigkeitsbericht' dar, welches erledigte Aufgaben zurückliegend betrachtet.

Wie funktioniert der 'Planungsbericht'?

Beim Modul 'Planungsbericht' handelt es sich um ein reines Berichtswerkzeug. Bevor dem Nutzer Ergebnisse angezeigt werden, ist es zunächst notwendig, die Berichtseinstellungen anzupassen. Vor allem die Angabe des Berichtszeitraumes ist ein entscheidendes Filterkriterium.

Innerhalb des angegebenen Zeitraumes werden alle Elemente abgerufen, deren Bearbeitung nicht abgeschlossen wurde. Dabei bedient sich das Modul 'Planungsbericht' der bereits vorhandenen DSBbrain2000^®-Module. So werden beispielsweise alle Module mit Wiedervorlagefunktion ('Problemregister', 'Anfragen Betroffener', 'Erteilung von Auskünften') abgefragt. Zurückgeliefert werden alle Datensätze mit aktiver Wiedervorlage im Berichtszeitraum. Auch Datensätze aus den Modulen 'automatisierte Verarbeitungen' und 'nicht automatisierte Dateien', deren Überprüfung im gewählten Zeitraum ansteht, erscheinen in einer einheitlichen Ergebnisliste.

Selbstverständlich finden sich auch die Aufgaben des neuen Moduls 'Aufgabenverwaltung' in der Ergebnisliste integriert. Über die Berichtseinstellung kann die Abfrage der Elemente feingliedrig abgestimmt werden. So lassen sich ungewünschte Module komplett ausblenden. Auch die Einschränkung nach Mandanten ist ohne weiteres möglich. Generell zeigt die Ergebnisliste immer auch alle überfälligen Aufgaben an. Der Nutzer kann dies jedoch durch Angabe eines Suchparameters verhindern.

Ergebnisse werden, wie in DSBbrain2000^® bekannt, in einer Suchliste dargestellt. Diese kann der Anwender entsprechend sortieren und gruppieren. Zusätzlich zum bekannten Listenexport gibt es eine erweiterte Excel-Exportfunktion. Diese Funktion ist dabei in der Lage, die vorgenommenen Gruppen- und Sortierungseinstellungen in das Excel-Dokument zu übernehmen. Eine weitere Datenaufbereitung bzw. Datenanalyse wird so sehr einfach möglich.

Selbstverständlich sind die Einträge der Ergebnisliste mit den dahinterliegenden Datensätzen verknüpft. Ein Doppelklick reicht aus, um den Zieldatensatz im jeweiligen Modul zu öffnen.

Zusammenfassung

Mit dem neuen Modul 'Planungsbericht' ist es sehr einfach möglich, zukünftige Aufgaben zu visualisieren und zu planen. Der Endanwender hat nur ein einzelnes Werkzeug, um den Fortschritt von Aufgaben, Wiedervorlagen oder anstehenden Überprüfungen über alle relevanten DSBbrain2000^®–Module hinweg zu überwachen. Die Abschätzung anstehender Aufgaben wird so viel einfacher möglich. Parallel zum 'Tätigkeitsbericht' kann der Nutzer nun auch eine Aufwandsschätzung für das kommende Jahr bei der Geschäftsleitung abliefern.

Die Aufgabenverwaltung hilft dem Datenschutzbeauftragten, seine tägliche Arbeit zu dokumentieren, zu delegieren und nachzuverfolgen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Funktionsweise der Aufgabenverwaltung in DSBbrain2000^®v4.

Was wird dokumentiert?

Erfasst wird immer eine Hauptaufgabe, der hierarchisch angeordnet weitere Teilaufgaben hinzugefügt werden können. So entsteht eine Aufgabensammlung, welche alle Teilaufgaben zur Lösung einer datenschutzrechtlichen Problemstellung beinhaltet. Das folgende Bild zeigt eine mögliche Aufgabensammlung am Beispiel der Einführung einer Videoüberwachung.

Dabei kann jede Aufgabe durch folgende Merkmale charakterisiert werden.

• Betreff: freies Textfeld zur Kurzinformation über die Aufgabenstellung
• Start- und Enddatum: zur Festlegung der Bearbeitungszeit
• Mandant: Auswahl eines Mandanten, bei dem diese Aufgabe abgearbeitet wird
• Status: Information, ob die Aufgabe begonnen, bearbeitet oder abgeschlossen wurde
• Priorität: legt die Wichtigkeit der Aufgabe im Kontext der Aufgabensammlung fest
• Aufwand: fünf Auswahlmöglichkeiten legen den geschätzten Grad der Bemühungen/Aufwendungen fest
• Soll-/Ist-Kosten: Angaben für die Budgetierung, Kostenplanung
• Eigentümer: immer die Person, die die Aufgabe angelegt hat
• zugewiesen an: Person, die die Aufgabe erledigen soll
• Beschreibung: ausführliche Informationen zur Aufgabenstellung
• Lösung: ausführliche Beschreibung der Aufgabenlösung

Wie wird delegiert?

Der Datenschutzbeauftragte arbeitet immer im Team. Entweder er delegiert Aufgaben an die entsprechenden Verantwortlichen in den Fachabteilungen oder ihm stehen, wie in größeren Unternehmen üblich, Datenschutzkoordinatoren zur Seite. Letztere werden meist im Berechtigungskonzept von DSBbrain2000^®v4 hinterlegt und arbeiten dem Datenschutzbeauftragten so direkt zu. Im Gegensatz dazu sind die Verantwortlichen der Fachabteilungen als Mitarbeiter im Nutzerregister erfasst.

Um nun die datenschutzrechtlichen Aufgaben in der Aufgabenverwaltung zu delegieren, kann der Datenschutzbeauftragte auf beide Personengruppen zurückgreifen und einzelnen Personen dieser Gruppen Aufgaben zuweisen.

Zusätzlich ist er immer noch in der Lage, externe Mitarbeiter, die keiner genannten Personengruppe zuzuordnen sind, als neue Personen in der Aufgabenverwaltung anzulegen.

Somit gehören immer zwei Personen zu einer Aufgabe. Eine Person, die die Aufgabe erstellt hat und damit Eigentümer der Aufgabe ist, und eine Person, der diese Aufgabe vom Eigentümer zugewiesen wurde.

Nur diese beiden Personen können die Aufgabe bearbeiten und weitere Teilaufgaben hinzufügen. Personen, denen eine andere Teilaufgabe in der Aufgabensammlung zugewiesen wurde, verfügen nur über eine Leseberechtigung für diese Aufgabe. Vorausgesetzt für die Bearbeitung in der Aufgabenverwaltung ist natürlich, dass die Personen als Nutzer im Berechtigungskonzept von DSBbrain2000^®v4 hinterlegt sind.

Zusätzlich werden allen Programmnutzern, denen Aufgaben zugewiesen wurden, ihre aktiven Aufgaben auf der Startseite von DSBbrain2000^®v4 angezeigt. So erhalten also beispielsweise alle Datenschutzkoordinatoren täglich eine Übersicht über ihre zu erledigenden Tätigkeiten.

Wie wird nachverfolgt?

Die Suche in der Aufgabenverwaltung bietet zu einem die aus anderen Modulen bekannten parametrisierbaren Sucheinstellungen und zum anderen eine Schnellsuche an. Über letztere erhält der angemeldete Nutzer sofort einen Überblick über Aufgaben, die ihm zugewiesen wurden, oder über Aufgaben, die er selbst angelegt hat.

Jede Aufgabensammlung kann zudem direkt mit Einträgen aus den Modulen der automatisierten Verarbeitungen, nicht automatisierten Dateien, Erteilung von Auskünften, Anfragen Betroffener, dem Problemregister sowie dem Modul der Schulungen verknüpft werden. So könnte also beispielsweise an den für die Videoüberwachung notwendigen Eintrag im Register der automatisierten Verarbeitungen sofort die dazugehörige Aufgabensammlung gekoppelt werden. Damit ergibt sich ein schneller Überblick über die Verantwortlichkeiten der einzelnen Zuarbeiten.

Tipp: Es empfiehlt sich, die Erfassung der einzelnen Teilaufgaben immer im Vorfeld des jeweiligen Datenschutzprojektes durchzuführen. Auf dieser Basis gewinnt der Datenschutzbeauftragte mit dem Modul des Planungsberichts bereits vorab einen Gesamtüberblick über Aufwand und Kosten.

Nach nunmehr einem Jahr intensiver Arbeit an DSBbrain2000^® freuen wir uns, Ihnen mitteilen zu können, dass die Entwicklungsarbeiten nunmehr abgeschlossen sind. Wieder einmal haben wir Ihre wertvollen Anregungen aufgenommen, um unsere Datenschutzsoftware noch effizienter und funktioneller zu machen. Nicht weniger als drei neue Module wurden integriert. Außerdem wurden Funktionen verbessert und uns bekannte Fehler behoben.

Eine wichtige Neuerung in DSBbrain2000^®v4 stellt das Modul 'Aufgabenverwaltung' dar. Mit diesem Modul erhält der Benutzer ein umfangreiches Werkzeug, um Aufgaben zu definieren, nachzuverfolgen und zu delegieren. Die Pflege und Bearbeitung erfolgt analog unseres Benutzerkonzeptes in einem eigenen Modul. Ferner haben wir Möglichkeiten integriert, um Aufgabenpakete mit bestehenden Datensätzen (z.B. Problemregister, automatisierte Verarbeitungen) zu verknüpfen. Für die Anpassung und Bearbeitung dieser Pakete müssen Sie jedoch das aktuelle Modul nicht verlassen. Die gesamte Funktionalität wird direkt über den Datensatzverknüpfungsbereich bereitgestellt.

In den Gesprächen mit unseren Kunden stand ein weiterer Modulwunsch ganz oben auf der Hitliste. Das Modul 'Planungsbericht' ermöglicht es, eine Aufgabenübersicht für einen frei wählbaren Zeitraum in der Zukunft zu generieren. Dabei aggregiert das Modul sämtliche aufgabenbezogenen Daten aus DSBbrain2000^®. So werden zukünftige Wiedervorlage- bzw. Prüfungstermine genauso integriert wie die Einzelaufgaben aus der neuen Aufgabenverwaltung. Die Elemente lassen sich sortieren, gruppieren und letztendlich in ein Excel-Dokument ausgeben. Einer weiteren grafischen Aufbereitung des Datenstammes steht somit nichts mehr im Wege.

Mit DSBbrain2000^®v4 wird es fortan eine zentrale Startseite geben. Diese soll es dem Nutzer erleichtern, seine tägliche Arbeit in DSBbrain2000^® zu beginnen. Die Startseite enthält unterschiedliche Inhaltsbereiche, welche den Fokus auf Bedienungseffizienz legen. So bietet die Startseite einen Bereich zur Verwaltung sogenannter Modul-Favoriten. Hier können Sie häufig benutzte Module ablegen und den Start dieser mit nur einem Mausklick durchführen. Ein wichtiger Informationsbereich stellt 'Meine Aufgaben' dar. In diesem Bereich werden Ihnen die aktuellen bzw. überfälligen Aufgaben des Tages angezeigt. Von hier aus gelangen Sie sehr schnell zu den verknüpften Modulen.

Im Bereich Funktionalität gibt es auch an vielen Stellen Verbesserungen. Sollten Sie mit DSBbrain2000^® Konzern- oder Firmengruppenstrukturen verwalten, so haben Sie fortan die Möglichkeit, automatisierte Verarbeitungen und nicht automatisierte Dateien anderen Gruppenmitgliedern zur Verfügung zu stellen. Sie sparen sich so die Mehrfacherfassung und vermindern die Redundanz. Im Übrigen kann diese Funktionserweiterung auch hilfreich sein, um definierten Benutzerkreisen (z.B. Betriebsrat) einen Nur-Lese-Zugriff auf bestimmte automatisierte Verarbeitungen bzw. nicht automatisierte Dateien zu gewähren. Weitere Funktionsanpassungen betreffen das Dienstleisterregister, welches nun mit einer Wiedervorlagefunktion für bestehende Verträge ausgerüstet ist.

Der Funktionsumfang von DSBbrain2000^® wurde für die vierte Version an vielen Stellen erweitert. Um möglichst schnell die Vorzüge der neuen Software kennen zu lernen, möchten wir Sie auf die kommende Produktschulung hinweisen. Diese findet bereits Ende November statt.

Aktuell befindet sich unser Entwicklungsteam noch in letzten Kompatibilitätstests. Wir sind zuversichtlich, DSBbrain2000^®v4 in den ersten Novemberwochen veröffentlichen zu können. Über die Verfügbarkeit wird Sie ein Newsletter informieren. Außerdem beginnen wir damit, die einzelnen Neuerungen detailliert auf unserer Blogseite vorzustellen.

Sehr geehrte Damen und Herren,

und wieder neigt sich ein Jahr dem Ende zu. Mehr als 60 (Stand: 01.12.2010) gemeldete Verstöße und Skandale im Bereich des Datenschutzes zeigten einmal mehr, wie wichtig die Auseinandersetzung mit diesem Thema bleibt. Der Notwendigkeit, Datenschutz insbesondere im Unternehmensumfeld effektiv und umfassend begleiten zu können, wollen wir mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung unseres Produktes DSBbrain2000^® Rechnung tragen. Im vergangenen Jahr unternahmen wir viele Anstrengungen, um diese Entwicklung voran zu treiben. Aber auch für das kommende Jahr stehen interessante Neuerungen auf der Tagesordnung. Dieser Newsletter informiert Sie nun über den aktuellen Stand rund um das Produkt DSBbrain2000^®.

DSBbrain2000^®v3 - Rückblick

Nach intensiver Weiterentwicklung konnte die aktuelle dritte Version unserer Datenschutzsoftware am 26. April 2010 veröffentlicht werden. Viele Programmteile wurden komplett überarbeitet und in einer Weise angepasst, dass neue Kundenwünsche möglichst schnell und nahtlos in der Software umgesetzt werden können. Mit der überarbeiteten Menüleiste und dem zentralen Datensatzverknüpfungsbereich konnten wir Funktionen in die Software integrieren, welche eine flexiblere Arbeit mit der Anwendung ermöglicht. Die gesetzlichen Anforderungen der BDSG Novellierung 2009 wurden innerhalb des Programms berücksichtigt und führten zur Erweiterung des Moduls 'automatisierte Verarbeitungen' sowie der Integration des neuen Moduls 'Dienstleisterregister'. Mit dem Modul 'Tätigkeitsbericht' schufen wir außerdem ein Werkzeug, welches nicht nur bei der jährlichen Berichtserstattung an die Geschäftsleitung unterstützen soll. Erstmalig nahmen wir so auch Kenntnis von Forderungen einiger Unternehmen, einen Datenschutz-Compliance-Bericht  für den Aufsichtsrat zu erarbeiten, auch hier sollte Sie das Modul unterstützen. Nicht zuletzt wurde das Gesamtsystem nach den Windows 7-Logo-Richtlinien gestaltet, so dass eine optimale Kompatibilität von DSBbrain2000^® mit Ihrem Windows-Betriebssystem sichergestellt werden kann.

Auch in diesem Jahr fanden wieder Produktschulungen zur aktuellen Programmversion statt. Die positiven Rückmeldungen zum aktuellen Programm bestärken uns in unserer Sichtweise einer kontinuierlichen Fortführung und Weiterentwicklung von DSBbrain2000^®. Im Rahmen der ersten Produktschulung hielten wir als Novum erstmalig einen Anwenderstammtisch ab. Den Stammtisch nutzen wir, um unsere Kunden näher kennenzulernen und das jeweilige Nutzungsverhalten besser zu verstehen. Auch für die Zukunft wollen wir an derartigen Treffen festhalten.

Im Laufe des Jahres erschienen zwei weitere Programmanpassungen. Neben Fehlerbehebungen war es uns auch möglich, neue Kundenanregungen direkt in der Software umzusetzen. Auch mit Ihren Ideen und Ihren Anregungen wird es uns möglich, dass Programm stetig zu verbessern und zu optimieren.

DSBbrain2000^® - Ausblick

Aktuell arbeitet unser Entwicklungsteam an der Integration weiterer Funktionen in DSBbrain2000^®. Im Vordergrund der Erweiterung steht in erster Linie die Produktivitätssteigerung und Verknüpfung verschiedener Programmbereiche. In diesem Zusammenhang wird es alternative Bearbeitungsmöglichkeiten geben, um sich besser an die unterschiedlichen Arbeitsabläufe der Benutzer anzupassen. Beispielhaft sei an dieser Stelle der Register-Explorer erwähnt. Er dient zur Visualisierung von automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien innerhalb des ausgewählten Mandanten. Einzelne Register-Elemente können bisher einzig  mit bestehenden Datensätzen aus den Modulen 'automatisierte Verarbeitungen' und 'nicht automatisierte Dateien' verknüpft werden. Die kommende Produktversion ermöglicht das Anlegen von verknüpften Datensätzen direkt aus dem Modul 'Register Explorer' heraus. Somit wird ein erleichtertes vorwärts gerichtetes Arbeiten möglich. Die zugrundeliegende Basisfunktionalität integriert sich außerdem in die Module 'Schulungen', 'Gruppenzuordnung' sowie in den Abschnitt 'Datensatz-Verknüpfungen' des zentralen Verknüpfungsbereiches.

Ein wichtiger integrierter Bestandteil der nächsten Programmversion stellt eine umfangreiche Aufgabenverwaltung dar. Grundelemente sind dabei Einzelaufgaben, welche ihrerseits Unteraufgaben enthalten können. Zur jeder Aufgabe lassen sich entsprechende Metainformationen erfassen. Außerdem besteht die Möglichkeit, Aufgaben an Personen zu delegieren. Dabei greift DSBbrain2000^® auf bestehende Nutzer des Nutzerregisters und des Berechtigungskonzeptes zurück. Aufgaben werden generell in einem Aufgabenbündel zusammengefasst. Über den Verknüpfungsbereich haben Sie dann die Möglichkeit, Aufgabenbündel mit beliebigen Datensätzen (z.B. aus dem Problemregister oder den automatisierten Verarbeitungen) zu verknüpfen. Auch ist eine direkte Bearbeitung der Aufgaben aus dem Verknüpfungsbereich vorgesehen. So steht für Sie immer das aktive Modul mit dem aktuellen Datensatz im Fokus.

Mit der Integration der Aufgabenverwaltung wird es erforderlich, das System der programmgenerierten Erinnerungen und Hinweise auszubauen. Zu diesem Zweck erhält DSBbrain2000^® eine Startseite, welche in der Lage ist, aktuelle Termine und Aufgaben im Kontext des Nutzers anzuzeigen. Darüber hinaus wird es ein Modul 'Planungsbericht' geben. Mit diesem werden Sie in die Lage versetzt, Aufgaben und bevorstehende Termine im Zusammenhang eines definierten Zeitraumes abzufragen. Sie haben so beispielsweise die Möglichkeit, alle Wiedervorlagetermine und anstehenden Aufgaben des nächsten Monats anzeigen zu lassen. Dieses Modul wird Sie bei der Planung Ihrer Datenschutztätigkeit unterstützen.

Neben den bereits beschriebenen großen Neuerungen wird es weitere Neuerungen geben, die insbesondere die Konzernfunktionalität betreffen. Wir sind uns sicher, dass die kommenden Funktionen die Einsatzmöglichkeiten unserer Software erneut erweitern werden. In diesem Zusammenhang sind wir einmal mehr auf die Auswertung des Softwaretests 2010/2011 einer Arbeitsgruppe des Berufsverbandes der Datenschutzbeauftragten Deutschlands eV (BvD) und eines Verlages gespannt, an dem wir uns natürlich wieder beteiligen.

Alle Kunden im laufenden Updatebezug können die Software direkt nach Veröffentlichung über den geschützten Kundenbereich herunterladen. Wir planen die Veröffentlichung der neuen Funktionen im ersten Quartal 2011. Voraussetzung für einen erfolgreichen Download ist der Ausgleich der Updaterechnung für das Jahr 2010. Wir werden in dieser Woche mit dem Versand der Updaterechnungen für das laufende Jahr 2010 beginnen. Aufgrund von Kundenwünschen werden ab dem Jahr 2011 die Rechnungen für das laufende Jahr bereits im Oktober gestellt, um die zuständigen Finanzabteilungen am Jahresende nicht unnötig zu belasten.

Dank zum Jahresende

Schlussendlich möchten wir es nicht versäumen, Ihnen für die sehr gute Zusammenarbeit im vergangenen Jahr 2010 zu danken. Gerade Ihre wertvollen Anregungen und Hinweise versetzten uns in die Lage, Funktionen in die Software zu integrieren, die kommende Versionen von DSBbrain2000^® noch produktiver gestalten sollen.

Wir wünschen Ihnen frohe Festtage und einen guten Start in das (hoffentlich) von Datenschutz-Neuerungen geprägte Jahr 2011.

Mit freundlichen Grüßen auch im Namen des Herausgebers Dr. Bernd Hillig

Ihr DSBbrain2000^®-Support-Team

Ab sofort können Sie über den geschützten Kundenbereich ein neues Update für DSBbrain2000^®v3 herunterladen. Dieses Update beseitigt einen Fehler beim Laden von Schlagwörtern sowie Fehler in den Modulen Gruppenzuordnung und Textverarbeitung.

Eine vollständige Auflistung aller Änderungen seit Veröffentlichung der Software finden Sie unter http://www.dsbbrain2000.de/Kunde/Download/Programmhistorie.aspx?v=3.0 . Die Installationsdatei enthält sämtliche Programmbestandteile. Sollten Sie eine alte Version von DSBbrain2000^®v3 installiert haben, wird diese im Vorfeld automatisch deinstalliert. Das Service-Update betrifft das Anwendungsprogramm. Eine Aktualisierung des Datenbankschemas muss nicht erfolgen.