Neues in der Mandanten- und Niederlassungsverwaltung - Teil 1

DSBbrain2000^®v2 ermöglichte in der Mandanten- / Niederlassungsverwaltung das Anlegen von Mandanten in Form von Einzelfirmen. Ebenso bestand die Möglichkeit, eine einstufige Hierarchie abzubilden, indem Niederlassungen unterhalb von Einzelfirmen angeordnet werden konnten. Grundsätzlich war diese Unterordnung jedoch nur optischer Natur.

Auch DSBbrain2000^®v3 unterstützt generell das bereits bekannte Verhalten. Zusätzlich wurden jedoch zwei Firmentypen in die Verwaltung integriert. Neben der sogenannten 'Einzelfirma' kennt DSBbrain2000^®v3 nun noch die 'Firmengruppe' sowie den 'Konzern'. In diesem Zusammenhang ist festzuhalten, dass Gruppenkonstrukte nur auf der ersten Ebene der Mandanten- / Niederlassungsverwaltung erzeugt werden können. Auf der zweiten Ebene finden sich deshalb nur Einzelfirmen.

Die neuen Gruppenstrukturen sind generell dafür gedacht, dass Daten zwischen Gruppenmitgliedern gemeinsam genutzt werden können. Hauptsächlich betrifft dieser Fakt den Umgang mit Nutzerverknüpfungen. Folgendes Beispiel soll diese Problematik anhand des Schulungsmoduls verdeutlichen.

Ausgangspunkt ist eine Firmengruppe mit zwei Einzelfirmen Firma 1 und Firma 2. Der zuständige Datenschutzbeauftragte hält eine Grundschulung zum Thema Datenschutz. Die Schulung findet in den Räumlichkeiten von Firma 1 statt und wird auch über diese erfasst und dokumentiert. Entsprechend erzeugt er einen Schulungsdatensatz im Modul 'Schulungen'. Daraufhin verknüpft er die Schulungsteilnehmer aus Firma 1 mit dem Schulungsdatensatz über das Modul 'Nutzerregister' bzw. 'Gruppenzuordnung'. Neben den Teilnehmern aus Firma 1 nahmen aber auch Mitarbeiter der Firma 2 an der Schulung teil. Da sich beide Firmen in derselben Firmengruppe befinden, ist es nun einfach möglich, Teilnehmer aus Firma 2 ebenso der Schulung in Firma 1 zuzuordnen.

Im Schulungsmodul werden nun sowohl Schulungsteilnehmer aus Firma 1 als auch Schulungsteilnehmer aus Firma 2 dargestellt.

Neben der Verknüpfung von Schulungen steht diese Funktionalität auch für die Verknüpfung von Nutzern mit automatisierten Verarbeitungen und nicht automatisierten Dateien zur Verfügung.

Der generelle Unterschied zwischen Firmengruppe und Konzern besteht in der zusätzlichen Möglichkeit, Datensätze mit Mandantenbezug zuzuordnen. Eine Konzernholding kann ebenso wie eine Einzelfirma mit verschiedenen Datensätzen (Problemregister, Schulungen, automatisierte Verarbeitungen etc.) verknüpft werden. Sie ist analog einer Einzelfirma über den Mandantenauswahldialog selektierbar. Alle notwendigen Einstellungen (wie 'gültige Gesetzgebung') sind für die Konzernholding festzulegen. Im Gegensatz stellt eine Firmengruppe nur einen Platzhalter zur Gruppierung dar. Einer Firmengruppe können keine Datensätze zugeordnet werden. Analog ist diese über den Mandantenauswahldialog nicht selektierbar.

Die Bearbeitung der neuen Strukturen über die Mandanten-/Niederlassungsverwaltung wird in einem gesonderten Beitrag beschrieben.