Neues Modul: Tätigkeitsbericht

Mit DSBbrain2000^®v3 gibt es nun auch ein Modul zur automatischen Erstellung von Tätigkeitsberichten. Bei einem Tätigkeitsbericht handelt es sich um einen Bericht des Datenschutzbeauftragten gegenüber der Unternehmensleitung. Er dient nicht nur der Information sondern auch der Dokumentation, dem Nachweis der Aktivitäten des Datenschutzbeauftragten, der Nachvollziehbarkeit der Datenschutzentwicklung in der verantwortlichen Stelle und schließlich der Bestätigung gegenüber der Aufsichtsbehörde.

Das neue Modul 'Tätigkeitsbericht' kann im Modulmenü unter 'Berichte' geöffnet werden. Das Modul gliedert sich wie gewohnt in eine Bearbeitungs- und eine Suchansicht. Ein neuer Tätigkeitsbericht wird über die Modulwerkzeugleiste 'neuen Datensatz anlegen' erstellt. Dabei füllt sich die Gliederung in der Bearbeitungsansicht und stellt in einer Baumstruktur alle Abschnitte des Berichts dar. Hier können Abschnitte deaktiviert und damit von der Berichtserstellung ausgeschlossen werden. Auch eine Umsortierung der Abschnitte ist über die Pfeile oberhalb der Baumansicht möglich. Unterhalb der Gliederung können Metadaten, wie Titel, eine kurze Inhaltsangabe und der Berichtszeitraum festgelegt werden. Über die Funktion 'Datensatz speichern' der Modulwerkzeugleiste werden die Gliederung und die Berichtsmetadaten gespeichert.

Der eigentliche Tätigkeitsbericht wird über die Schaltfläche 'Bericht generieren' für den aktiven Mandanten automatisch generiert. Dabei fragt DSBbrain2000^®v3 für jeden Abschnitt die Informationen aus den dazugehörigen Modulen für den angegeben Berichtszeitraum ab und fasst sie in einem Dokument zusammen. Dieses Dokument wird anschließend in den Hauptbereich der Bearbeitungsansicht geladen. Dieser Bereich bietet mit der eigenen Werkzeugleiste u.a. die Möglichkeit, das Dokument zu drucken und in verschiedenen Dateiformaten (u.a. PDF, RTF) zu speichern.

Damit kann der Datenschutzbeauftragte den Bericht über die Textverarbeitung oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm an seine individuellen Bedürfnisse anpassen und ergänzen.

Wichtig: Der Tätigkeitsbericht kann mehrfach über die Schaltfläche 'Bericht generieren' für den aktuellen Mandanten erstellt werden. Die Abfrage der benötigten Modulinformationen im angegebenen Berichtszeitraum erfolgt jedes Mal neu. Das heißt, werden in einem Modul noch Daten für den Berichtszeitraum nachgepflegt und der Bericht danach erneut generiert, werden auch die neuen Daten im Dokument berücksichtigt.