Mit DSBbrain2000®v3 wurde eine neue Möglichkeit der Mandantenorganisation eingeführt. Bestand in vorherigen Programmversionen nur die Option, Einzelfirmen zu verwalten, so ergab sich nun die Möglichkeit, verschiedene Firmen zu einer Firmengruppe oder einem Konzern zusammenzufassen. Nützlich ist eine solche Zusammenfassung immer dann, wenn Nutzerdatensätze über Mandantengrenzen hinweg verknüpft werden sollen (z.B. gemeinsame Schulung von Mitarbeitern unterschiedlicher Unternehmen).
In Konzern- oder Firmenstrukturen ist es außerdem häufig gegeben, dass automatisierte Verarbeitungen in gleicher Art und Weise ablaufen. Um dies in DSBbrain2000® abzubilden, bestand bisher die Notwendigkeit, eine identische Verarbeitung unter jedem Mandanten zu führen. Kopier- und Verschiebemechanismen erlaubten eine Wiederverwendung mit geringem Aufwand. Aus Sicht der Datenbanken führte dieses Vorgehen jedoch zu redundanten Einträgen. Auch eine nachträgliche Anpassung der Datensätze gestaltete sich mühsam.
Mit DSBbrain2000®v4 besteht nun erstmals die Möglichkeit, Datensätze der Register 'automatisierte Verarbeitungen' und 'nicht automatisierte Dateien' für Mitglieder einer Konzern- und Firmengruppe bereit zu stellen. Zur besseren Veranschaulichung der Funktionalität soll folgendes Beispiel dienen.
Ausgangspunkt ist eine Konzernstruktur bestehend aus einer Konzernholding und zwei Tochterunternehmen. Der Konzernholding sind eine Reihe automatisierter Verarbeitungen zugeordnet, die inhaltlich ebenso in den Tochterunternehmen ablaufen.
Um einzelne Verarbeitungen den Tochterunternehmen zuzuweisen, müssen diese zunächst in der Bearbeitungsansicht geöffnet werden. Für den geöffneten Datensatz steht nun eine neue Modulaktion bereit.
Die Modulaktion 'mit Firmengruppenmitgliedern verknüpfen' öffnet ein Dialogfeld, in dem alle Gruppenmitglieder angezeigt werden, mit denen eine Verknüpfung möglich ist. Datensätze lassen sich jedoch nur dann verknüpfen, wenn alle Gruppenmitglieder derselben Datenschutzgesetzgebung unterliegen. Nur diese Elemente werden auch zur Auswahl angeboten.
Nach Markierung der gewünschten Mitglieder und Bestätigung des Dialogfeldes mit 'ok' werden die Anpassungen übernommen und die ausgewählte Verarbeitung steht fortan in der Suchliste des Gruppenmitglieds zur Verfügung.
Suchlistenelemente, die von einem anderen Gruppenmitglied bereit gestellt werden, erscheinen hellblau unterlegt. Sie können wie gewohnt in der Bearbeitungsansicht angezeigt werden. Hier erscheinen sie jedoch im Lesemodus.
Auf den Lesemodus weist ein gelber Informationsbalken in der Bearbeitungsansicht hin. Durch Doppelklick auf die Informationsleiste, können Sie den Originaldatensatz öffnen und entsprechend bearbeiten. Auch die Funktion 'Datensatz duplizieren' kann verwendet werden, um ein Duplikat des Datensatzes beim aktuellen Mandanten zu erzeugen. Der Ausdruck eines Datensatzes im Lesemodus ist natürlich möglich. Hier werden dann auch die Stammdaten des aktuell ausgewählten Gruppenmitglieds berücksichtigt.
Zusammenfassung
Mit der Bereitstellung einer Funktion zur Wiederverwendung von Registerdatensätzen erweitert DSBbrain2000®v4 die Konzernfunktionalität um eine sinnvolle Option. Gerade bei der Arbeit mit Gruppenstrukturen kann so der Erfassungsaufwand für inhaltlich gleiche Einträge reduziert werden. Nicht zuletzt lässt sich das Konzept aber auch für andere Szenarien der täglichen Datenschutzpraxis verwenden. So ist es über diesen Mechanismus einfach möglich, bestimmten Benutzerkreisen (z.B. Betriebsrat) Leseberechtigungen auf ausgewählte Registerdatensätze zu ermöglichen und dabei die Benutzerberechtigungen trotzdem restriktiv zu erteilen. Auf die genaue Vorgehensweise wird in einem gesonderten Blogbeitrag eingegangen.
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